Jak podpisać umowę na odległość: proces krok po kroku

Umowę na odległość podpisuje się w czterech krokach: przygotowanie pliku PDF, wysyłka do odbiorcy, podpis na ekranie telefonu lub komputera i otrzymanie podpisanego dokumentu e-mailem oraz na liście dokumentów. W SignSafe odbiorca nie zakłada konta ani nie instaluje aplikacji, więc może to zrobić także z zagranicy. Według opinii prawnej z 2023 r. podpis w SignSafe jest własnoręczny i spełnia formę pisemną; przy formie elektronicznej z art. 78¹ KC (podpis kwalifikowany) możemy podłączyć podpis kwalifikowany w SignSafe, a aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje.

Umowę na odległość podpisuje się w czterech krokach: przygotowanie pliku PDF, wysyłka do odbiorcy, podpis na ekranie i zapis podpisanego dokumentu. Odbiorca w SignSafe nie zakłada konta ani nie instaluje aplikacji. Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 2023 r. podpis w SignSafe jest własnoręczny i spełnia formę pisemną (zob. Bezpieczeństwo prawne). Przy formie elektronicznej z art. 78¹ KC możemy podłączyć podpis kwalifikowany w SignSafe; aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Krok po kroku z perspektywy firmy

1. Sprawdź, jakiej formy wymaga umowa. Zanim wyślesz dokument, ustal, czy wymaga formy pisemnej, elektronicznej (art. 78¹ KC) czy aktu notarialnego. Podpis w SignSafe spełnia według opinii formę pisemną, a w wariancie awaryjnym jest ważny w formie dokumentowej. To pytanie do prawnika, zwłaszcza przy nietypowych lub kosztownych umowach.
2. Przygotuj dokument. Masz dwie drogi: własny PDF z ostateczną treścią (format A4 pionowo), w którym sam wybierasz miejsca na podpisy, albo wzorzec z polami do uzupełnienia przez drugą stronę (np. dane firmy lub osoby). Wzorzec ma sens, gdy powtarzasz podobne umowy. Inne formaty niż PDF A4 pionowo trzeba wcześniej zamienić na PDF.
3. Wyślij do podpisu. Podaj e-mail, imię i nazwisko odbiorcy albo wybierz go z listy kontaktów lub grupy (możesz też dodać siebie). Wybierz kolejność: dowolną (wszyscy w tym samym czasie dostają informację o dokumencie) albo ustaloną (jeden po drugim), a przy kilku miejscach podpisu: jeden podpis na wszystkie miejsca (np. 3) albo osobny za każdym razem (np. 3 razy). Potwierdź wysyłkę w oknie.
4. Odbiorca podpisuje. Otwiera dokument w przeglądarce (jednorazowym kodem z e-maila albo hasłem konta), zaznacza zgodę, uzupełnia pola i rysuje podpis palcem, a na komputerze myszką. Kto podpisuje wiele dokumentów, może je zaznaczyć i podpisać masowo.
5. Sprawdź status. Na liście dokumentów widzisz kolorową kropkę statusu. Do osób, które jeszcze nie podpisały, możesz ręcznie wysłać zaproszenie ponownie przyciskiem „Wyślij ponownie dla niepodpisanych”.
6. Zarchiwizuj. Po komplecie podpisów gotowy dokument przychodzi na Twój e-mail i jest na liście. Dobrze od razu zapisać go w swoim systemie lub folderze zgodnie z polityką firmy.

Co z osobą za granicą?

Od strony technicznej nic się nie zmienia: odbiorca potrzebuje przeglądarki i łącza. Pytania, które warto rozstrzygnąć przed wysyłką:

• jakiego prawa dotyczy umowa i czy to prawo wymaga szczególnej formy,
• czy kontrahent lub jego bank akceptuje podpis odręczny na ekranie,
• w jakim języku ma być dokument (osobna wersja PDF dla każdego języka).

Jeśli któraś odpowiedź jest niepewna, to jest to temat dla prawnika znającego prawo danego kraju. Nie twierdzimy, że umowa z zagranicą będzie zawsze skuteczna.

Jak podpisać umowę z wieloma stronami?

SignSafe pozwala wysłać dokument do jednej lub wielu osób naraz. Praktyczne wskazówki:

• zbierz poprawne adresy e-mail wszystkich stron przed wysyłką,
• ustal, kto jest odpowiedzialny za sprawdzanie statusu po stronie firmy,
• przy umowach, w których kolejność ma znaczenie, wybierz podpisywanie według kolejności na liście: kolejne osoby dostają dokument jeden po drugim; gdy kolejność nie gra roli, zostaw domyślne podpisywanie wszystkich naraz,
• po zebraniu wszystkich podpisów sprawdź, czy każda strona ma swoją kopię.

Jak przyspieszyć powtarzalne umowy?

Wzorzec dokumentu z polami eliminuje przepisywanie danych i błędy. Przy dużej liczbie umów (np. w agencjach pracy) można zautomatyzować wysyłkę z własnego systemu przez integrację API, tak aby podpisany dokument wracał do właściwego profilu.

Najczęstsze błędy

• wysłanie nieaktualnej wersji pliku,
• zły adres e-mail odbiorcy,
• brak ustalenia, kto po stronie firmy podpisuje i w czyim imieniu (kwestia pełnomocnictw do omówienia z prawnikiem),
• użycie samego podpisu odręcznego na ekranie tam, gdzie wymagana jest forma elektroniczna z art. 78¹ KC (możemy podłączyć podpis kwalifikowany) lub akt notarialny (niemożliwy w SignSafe).

Przykład: umowa z nowym klientem

Firma usługowa przygotowuje umowę w PDF z polami na dane klienta. Wysyła ją na adres e-mail klienta. Klient, siedząc w pociągu, otwiera dokument na telefonie, wpisuje dane, podpisuje palcem. Pracownik firmy widzi na liście, że kropka zmieniła się na zieloną, a podpisany plik dostaje e-mailem. Cała wymiana zajmuje tyle czasu, ile klient poświęci na przeczytanie umowy.

Co przygotować po stronie firmy?

• listę osób upoważnionych do podpisywania w imieniu firmy,
• wzorce umów z aktualną treścią,
• zasadę nazywania i zapisywania podpisanych plików,
• krótką instrukcję dla klientów (jedno zdanie: „otwórz link, uzupełnij pola, podpisz”).

Jak ograniczyć ryzyko sporu?

Zadbaj o to, żeby każda umowa miała jednoznaczną treść, a odbiorca znał jej wersję przed podpisem. Zapisuj, komu i kiedy wysłano dokument, oraz kiedy został podpisany. Dla umów o większej wartości rozważ dodatkowe potwierdzenie tożsamości zgodnie z własną procedurą i skonsultuj się z prawnikiem co do formy.

Co dalej

• Poznaj podpis zdalny w SignSafe.
• Zobacz, jak nadać dokument do podpisu.
• Przeczytaj o podpisywaniu umów online.
• Sprawdź cennik lub skontaktuj się z nami.