Wyślij dokument do podpisu wielu osobom jednocześnie

Zbieranie podpisów online ma sens wtedy, gdy nadawca nie musi pilnować każdego odbiorcy osobno. W SignSafe wybierasz dokument raz i wskazujesz odbiorców po adresie e-mail: pojedynczo, z zapisanej listy kontaktów albo jako grupę. System rozsyła dokument, a Ty zamiast sprawdzać skrzynkę patrzysz na listę dokumentów: czerwona kropka oznacza, że nikt jeszcze nie podpisał, żółta, że część osób, zielona, że komplet. Jeśli ktoś zwleka, przyciskiem „Wyślij ponownie dla niepodpisanych” ręcznie ponawiasz zaproszenie.

Możesz wybrać kolejność: dowolną (ustawienie domyślne: wszyscy podpisujący w tym samym czasie dostają informację, że dokument czeka na podpis) albo ustaloną, według listy, gdy podpisują jeden po drugim i następna osoba dostaje dokument po poprzedniej. Jeśli osoba ma podpisać dokument w kilku miejscach, wybierasz, czy złoży jeden podpis, który trafi na wszystkie jej miejsca podpisu (np. 3), czy za każdym razem podpisze osobno (np. 3 razy). Przed wysyłką pojawia się okno z pytaniem, czy na pewno wysłać dokument, więc łatwiej uniknąć pomyłki w adresatach. Gdy wszyscy podpiszą, gotowy dokument trafia na Twój adres e-mail i na listę dokumentów.

Podpisujący mają cztery sposoby podpisu: po e-mailu z jednorazowym kodem bez hasła, po e-mailu z hasłem własnego konta, na urządzeniu stojącym w punkcie (serwis, sklep stacjonarny, punkt odbioru) bez logowania klienta oraz na tablecie kuriera lub dostawcy.

Masowość działa też po stronie podpisującego: kto ma wiele dokumentów do podpisu, zaznacza je i podpisuje wszystkie naraz.

Uczciwe ograniczenie: dokument musi być plikiem PDF w formacie A4 pionowo. Inne formaty trzeba wcześniej zamienić na taki PDF.

Ręczna wysyłka z konta w przeglądarce wystarcza, dopóki wysyłasz dokumenty od czasu do czasu. Gdy robisz to codziennie i dokument powstaje w CRM, systemie HR lub projektowym, warto zautomatyzować wysyłkę przez API: dokument wychodzi z Twojego systemu, a podpisany wraca do właściwego profilu klienta, pracownika lub projektu. Opisujemy to na stronie integracja API.

Pamiętaj, że własny podpis odręczny z SignSafe nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Według opinii prawnej spełnia formę pisemną, a gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny (forma elektroniczna z art. 78¹ KC), możemy go podłączyć w SignSafe. Aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje. Opinie do pobrania i ich ograniczenia są w sekcji bezpieczeństwo prawne.

Możesz zbierać podpisy od dowolnych osób i podmiotów trzecich na umowach, zgodach, oświadczeniach, protokołach i innych dokumentach. Adresat, czy to klient, pracownik, podwykonawca czy partner biznesowy, dostaje darmowe, szybkie narzędzie do podpisania dokumentu, na którego uwierzytelnieniu Ci zależy, i nie musi instalować aplikacji ani zakładać konta.

• Efektywność: szybsze uruchamianie prac dzięki natychmiastowemu podpisywaniu dokumentów.
• Sprawność operacyjna: łatwe zamykanie projektów i rozliczanie etapów prac.
• Profesjonalizm: podpisany dokument w formie pisemnej (według opinii prawnej) ułatwia zafakturowanie usług i uzyskanie niezbędnych zgód.

SignSafe to narzędzie do bezpiecznego zbierania podpisów, które upraszcza i przyspiesza obieg dokumentów. Zbierasz podpisy od wielu osób jednocześnie i nie musisz drukować, skanować ani odsyłać plików. Dane serwisu są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH), a zasady prawne opisujemy na stronie bezpieczeństwo prawne.