Elektroniczny obieg dokumentów, w którym nic nie ginie

Narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów i zbierania podpisów od każdego, także od osób bez łatwej możliwości podpisu. Od wysyłki, przez uzupełnienie pól i podpis, po gotowy PDF na koncie, bez drukowania.

Wypróbuj za darmo Sprawdź cennik

SignSafe to narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów i zbierania podpisów. Obieg to bezpapierowy proces: przygotowujesz dokument PDF lub wzorzec, wysyłasz go do jednej lub wielu osób, odbiorcy uzupełniają pola i podpisują palcem na ekranie, a Ty śledzisz status na liście dokumentów. Podpisane dokumenty zostają na koncie i na Twoim e-mailu, a przez API wracają do Twojego systemu.

Z czym zwykle się mierzymy

Dokumenty rozchodzą się po skrzynkach, dyskach i segregatorach

Gdy potrzebujesz konkretnej umowy, tracisz czas na szukanie. Brak jednego miejsca oznacza też ryzyko, że nikt nie wie, która wersja jest ostateczna.

Nie wiadomo, na jakim etapie jest dokument

Bez widocznego statusu trzeba dopytywać o każdy dokument osobno, a zaległe podpisy wychodzą na jaw dopiero w ostatniej chwili.

Te same dane przepisujesz za każdym razem

Imię, adres i numer wpisywane od nowa do każdego dokumentu zabierają czas i kończą się literówkami.

Co zyskujesz

0 papieru

cały obieg odbywa się online, bez druku i skanowania

1 miejsce

podpisane dokumenty zebrane na koncie

Na żywo

status każdego dokumentu widoczny na liście (czerwona, żółta, zielona kropka)

Jak to działa

Przygotowujesz wzorzec dokumentu

Dwa sposoby: wgrywasz własny PDF (A4 pionowo) i sam wybierasz miejsca na podpisy albo tworzysz wzorzec z polami do uzupełnienia przez drugą stronę (np. dane firmy lub osoby). Wzorzec możesz używać wielokrotnie.

Wysyłasz do wybranych osób

Podajesz e-mail, imię i nazwisko albo wybierasz osoby z listy kontaktów lub grupy. Wybierasz kolejność (dowolną albo według listy) i metodę (jeden podpis na wszystkie miejsca osoby albo osobny za każdym razem), potwierdzasz wysyłkę.

Odbiorcy uzupełniają i podpisują

Każdy otwiera dokument w przeglądarce jednorazowym kodem (bez hasła) albo hasłem konta, zaznacza zgodę, wypełnia swoje pola i podpisuje palcem (na komputerze myszką). Bez konta i aplikacji. Kto ma wiele dokumentów, podpisuje je masowo: zaznacza i podpisuje wszystkie naraz.

Śledzisz status

Na liście dokumentów, z wyszukiwarką po słowie kluczowym, kropka pokazuje, czy nikt nie podpisał (czerwona), część osób (żółta) czy komplet (zielona). Do niepodpisanych ręcznie wysyłasz zaproszenie ponownie.

Dokument trafia do archiwum

Po komplecie podpisów gotowy PDF trafia na Twój e-mail i na listę dokumentów, a dokumentów nie usuwamy automatycznie. W integracji przez API wraca też do właściwego miejsca w Twoim systemie.

Co możesz zrobić

Wysyłka tego samego dokumentu do wielu osób jednocześnie
Wzorce dokumentów z polami do uzupełnienia przez odbiorcę
Lista kontaktów i grupy z gotowymi odbiorcami
Podpisywanie w dowolnej kolejności albo według ustalonej kolejności
Podgląd statusu na liście dokumentów z wyszukiwarką
Masowe podpisywanie: zaznaczasz wiele dokumentów i podpisujesz wszystkie naraz
Podpis na urządzeniu w punkcie (serwis, sklep, punkt odbioru) i na tablecie kuriera
Zwrot podpisanego dokumentu do systemu przez API
Zbiorczy eksport dokumentów: możemy wykonać na życzenie (to nie jest dziś standardowa funkcja)

Dla kogo

Firmy, w których te same dokumenty (zgody, umowy, oświadczenia) wracają co tydzień do podpisu
Działy HR i kadr, które zbierają komplet dokumentów od pracowników i kandydatów
Zespoły sprzedaży i obsługi klienta, które potrzebują potwierdzeń od klientów
Firmy z własnym systemem, które chcą, żeby podpisany plik trafiał prosto do właściwego profilu

Co obejmuje bezpapierowy obieg dokumentów

W praktyce elektroniczny obieg dokumentów to kilka etapów: przygotowanie dokumentu, wysyłka, uzupełnienie danych, podpis, kontrola statusu i przechowanie. SignSafe obsługuje te etapy dla dokumentów, które wymagają podpisu odręcznego odbiorcy. Nie jest to rozbudowany system zarządzania dokumentacją z workflow akceptacji wewnętrznych. Skupiamy się na drodze dokumentu do osoby zewnętrznej lub pracownika i z powrotem.

Podpisane dokumenty zostają na koncie, a my nie usuwamy ich automatycznie. Dokumenty znajdziesz wyszukiwarką po słowie kluczowym na liście dokumentów. Zbiorczy eksport możemy dla Ciebie wykonać na życzenie; nie jest to dziś standardowa, gotowa funkcja.

Ograniczenie: obsługujemy dokumenty w formacie PDF A4 pionowo; inne formaty trzeba wcześniej zamienić na taki PDF. Podpisywać można na cztery sposoby: po e-mailu jednorazowym kodem, po e-mailu hasłem konta, na urządzeniu w punkcie bez logowania i na tablecie kuriera lub dostawcy.

Jeśli Twoje dokumenty to głównie umowy, zgody i oświadczenia, taki zakres zwykle wystarcza. Zobacz też podpisywanie umów online.

Obieg dokumentów w firmie przez API

Gdy dokumentów jest dużo, wysyłkę można zautomatyzować. Z Twojego systemu, na przykład CRM, systemu kadrowego lub projektowego, dokument jest wysyłany do podpisu jednym kliknięciem, a podpisany PDF wraca do profilu klienta, pracownika, leada, podwykonawcy lub projektu. Nikt nie musi pobierać i nazywać plików ręcznie.

Zakres i czas wdrożenia ustalamy indywidualnie. Szczegóły na stronie integracja API.

Od czego zacząć przejście na obieg bez papieru

Najprościej zacząć od jednego powtarzalnego dokumentu, na przykład zgody, oświadczenia lub potwierdzenia odbioru. Przygotuj go jako wzorzec z polami do uzupełnienia, wyślij pierwszym kilku osobom i zobacz, jak wygląda status. Gdy proces działa, dokładaj kolejne dokumenty. Przykłady zastosowań w różnych branżach znajdziesz na stronie zastosowania.

Obserwator, kopie dokumentów i miejsce na dokumenty

W obiegu dokumentów są trzy role: nadawca, podpisujący i obserwator. Obserwator nie podpisuje ani nie wysyła dokumentu, ale widzi go i dostaje powiadomienia (np. księgowość, HR, przełożony, prawnik). Gotowy PDF dostaje każdy: nadawca i każdy podpisujący. Przypomnienia o niepodpisanych dokumentach są ręczne („Wyślij ponownie dla niepodpisanych”); automatycznych nie ma.

Plan obejmuje 1 GB na dokumenty. Przy większych potrzebach możemy podłączyć się pod dysk zewnętrzny lub serwer klienta, tak aby zapis i archiwum były po Twojej stronie. To możliwość ustalana w ofercie.

Bezpieczeństwo i podstawa prawna

Dokumenty i dane osób podpisujących są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH).

Dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i spełnia formę pisemną (art. 78 KC); w ostateczności oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej (art. 77² KC). Opinie do pobrania: <a href="/bezpieczenstwo-prawne/">bezpieczeństwo prawne</a>.

To nie jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej wymaga według analizy prawnej przygotowanej dla SignSafe odwzorowania cyfrowego z kwalifikowanym podpisem lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy; podpis kwalifikowany możemy podłączyć w SignSafe.

Opinie prawne i grafologiczne

Cennik

Jedna prosta cena: 69 zł netto miesięcznie

Płacisz za pełen dostęp do serwisu, a nie za liczbę dokumentów. Nie musisz brać planu na rok ani kupować kilku kont.

Zobacz pełny cennik

69zł

netto / miesiąc

Wypróbuj za darmo

Bezpłatny okres próbny na start

Wykup subskrypcję

Potrzebujesz API albo zmieniasz dostawcę?Identyczny pakiet funkcji za 50% Twojej obecnej ceny, po okazaniu faktury lub oferty.Poproś o ofertę API

Zaufali nam

Z SignSafe korzystają firmy z różnych branż: od agencji pracy i nieruchomości po gastronomię, transport i usługi medyczne.

Opinie klientów

„SignSafe znacząco usprawnił nasze procesy związane z podpisywaniem umów z pracownikami oraz klientami. Dzięki możliwości podpisywania dokumentów zdalnie, bez konieczności osobistego stawiania się w biurze, proces rekrutacji oraz zatrudniania stał się bardziej efektywny i mniej czasochłonny. Narzędzie zapewnia pełną zgodność z przepisami prawnymi, co daje nam pewność, że wszystkie umowy są w pełni wiążące. To rozwiązanie idealne dla branży pracy tymczasowej, gdzie sprawność operacyjna ma kluczowe znaczenie.”

Michel T.R2T — agencja pracy tymczasowej

„Dzięki SignSafe możemy podpisywać umowy pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości oraz umowy rezerwacyjne z klientami zdalnie, co znacznie przyspiesza proces. Potwierdzenie warunków z potencjalnymi kupującymi odbywa się szybko i wygodnie, nawet z osobami z zagranicy. To jedno z nielicznych narzędzi, które umożliwia podpisanie umowy rezerwacyjnej online, eliminując potrzebę spotkań osobistych.”

Dorota R.Property Gold — pośrednik sprzedaży nieruchomości

Zobacz także

Najczęstsze pytania

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów to przekazywanie, uzupełnianie, podpisywanie i przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej, bez papieru. W SignSafe obejmuje wysyłkę PDF do podpisu, uzupełnianie pól przez odbiorcę, podpis palcem na ekranie i archiwum na koncie.

Czy SignSafe zastępuje system do zarządzania dokumentacją?

Nie. SignSafe obsługuje drogę dokumentu do podpisu i z powrotem, a nie wewnętrzne ścieżki akceptacji ani archiwizację całej dokumentacji firmy. Można go połączyć z Twoim systemem przez API.

Czy mogę wysłać ten sam dokument do wielu osób naraz?

Tak. Dokument można wysłać do jednej lub wielu osób jednocześnie, a status widać na liście dokumentów. Kolejność może być dowolna albo ustalona według listy.

Czy odbiorca musi zakładać konto?

Nie. Odbiorca otwiera dokument w przeglądarce jednorazowym kodem z e-maila, uzupełnia pola i podpisuje. Nie rejestruje się i nie instaluje aplikacji.

Czy podpisane dokumenty mogą trafiać do mojego systemu?

Tak, przez API. Podpisany PDF może wracać automatycznie do właściwego profilu klienta, pracownika, leada, podwykonawcy lub projektu. Dostęp do API wyceniamy indywidualnie.

Gdzie są przechowywane dokumenty?

Na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH). Podpisane dokumenty są na liście dokumentów, a plan standardowy obejmuje 1 GB na dokumenty. Dokumentów nie usuwamy automatycznie.

Ile kosztuje elektroniczny obieg dokumentów w SignSafe?

Plan standardowy kosztuje 69 zł netto miesięcznie i daje pełen dostęp. Jest bezpłatny okres próbny na start, a rezygnacja jest możliwa w dowolnym momencie. API wyceniamy indywidualnie.

Co zawiera metryczka podpisu?

Do podpisanego dokumentu SignSafe dołącza metryczkę podpisu, czyli dwujęzyczną (PL/EN) stronę podsumowania z unikalnym identyfikatorem certyfikatu, nazwą i numerem dokumentu, datą i godziną wysłania oraz podpisania, danymi wysyłającego (imię, nazwisko, e-mail) oraz, dla każdego podpisującego: imieniem i nazwiskiem, e-mailem, numerem identyfikacyjnym w systemie, adresem IP, urządzeniem, z którego podpisano (np. iPhone), datą i godziną podpisu oraz metodą podpisu. Widać więc, kto podpisał, kiedy i z jakiego urządzenia. To uzupełnia możliwość weryfikacji grafologicznej podpisu, ale nie jest porada prawna ani gwarancja rozstrzygnięcia sporu.

Czy można dodać osobę, która tylko widzi dokument?

Tak. Obserwator nie podpisuje i nie wysyła dokumentu, ale widzi go i dostaje powiadomienia, np. księgowość, HR lub przełożony.

Co, gdy 1 GB na dokumenty to za mało?

Możemy podłączyć się pod dysk zewnętrzny lub serwer klienta, aby archiwum było po Twojej stronie. To możliwość ustalana w ofercie.

Jak sprawdzić status dokumentu wysłanego do podpisu?

Otwórz listę „Twoje dokumenty”: kolor kropki pokazuje status w czasie rzeczywistym (czerwona to brak podpisów, żółta część, zielona komplet). Gdy ktoś nie podpisał, możesz ręcznie ponowić zaproszenie przyciskiem „Wyślij ponownie dla niepodpisanych”. Automatycznych przypomnień nie ma. Więcej: <a href="/status-podpisow-i-powiadomienia/">status podpisów i powiadomienia</a>.

Jak ustalić, która wersja dokumentu jest ostateczna, gdy wszystko krąży w mailach?

Wysyłaj dokument do podpisu z konta, żeby wszyscy podpisujący otwierali ten sam plik, a podpisany PDF zostaje na koncie i trafia do nadawcy oraz każdego podpisującego. Poprawioną wersję wysyłasz jako nowy dokument. SignSafe nie ma dziś wersjonowania, ale możemy je dodać na życzenie.

Zaktualizowano: 2026-10-05

Rozpocznij bezpłatny okres próbny i odkryj potencjał SignSafe już teraz!

Sprawdź w praktyce, jak łatwo zbierać i składać podpisy online. Wszystkie funkcje możesz przetestować, zanim podejmiesz decyzję.

Wypróbuj za darmo