Podpisz dokument elektronicznie palcem na telefonie

Cały proces dzieje się w przeglądarce. Osoba, która ma podpisać, dostaje wiadomość e-mail z linkiem. Po wejściu w link wpisuje adres e-mail (podpowiadany automatycznie) i kod z wiadomości, a potem widzi dokument gotowy do podpisu. Nie ma rejestracji, hasła ani instalacji.

Dzięki temu podpis jest dostępny dla każdego, kto ma telefon z przeglądarką. To ważne, jeśli podpisują osoby, których nie chcesz uczyć obsługi kolejnego narzędzia: klient przy kasie, kierowca w trasie, pacjent w poczekalni czy kontrahent z zagranicy. Jeśli dokument ma kilka miejsc na podpis, nadawca decyduje, czy jeden podpis ma zostać skopiowany na wszystkie pola tej osoby, czy odbiorca ma podpisać się osobno w każdym z nich. Gdy nadawca wybrał podpisywanie według kolejności na liście, odbiorcy podpisują jeden po drugim, a nie wszyscy naraz. Dokument musi być plikiem PDF w formacie A4 pionowo, więc inne formaty nadawca zamienia wcześniej na taki PDF.

Są cztery sposoby podpisania: (1) po e-mailu, jednorazowym kodem bez hasła; (2) po e-mailu, hasłem własnego konta SignSafe; (3) na urządzeniu stojącym w punkcie, np. w serwisie, sklepie stacjonarnym, u mechanika czy w punkcie odbioru, gdzie klient nie musi się logować ani mieć konta; (4) na tablecie kuriera lub dostawcy, np. przy potwierdzeniu odbioru. Kto ma konto i wiele dokumentów, może zaznaczyć je i podpisać masowo, wszystkie naraz. Pierwszy sposób usuwa barierę „nie mam konta ani hasła”, ważną dla cudzoziemców i osób starszych.

Dokument może pochodzić z własnego pliku PDF, w którym nadawca wskazał miejsca podpisów, albo ze wzorca z polami do uzupełnienia przez podpisującego.

Chcesz zebrać podpisy od wielu osób? Zobacz stronę nadawanie dokumentów do podpisu.

Własny podpis odręczny z SignSafe nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie zastąpi formy elektronicznej z art. 78¹ KC, ale gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć w SignSafe. Aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje. Gdy wymagana jest forma pisemna, podpis własnoręczny z SignSafe jest według opinii wystarczający. Najczęściej firmy podpisują w SignSafe umowy zlecenia, umowy rezerwacyjne, zgody, protokoły i zamówienia, ale decyzję, czy dany dokument można tak podpisać, podejmujesz Ty lub Twój doradca prawny. Mówimy o tym otwarcie, żebyś nie dowiedział się o ograniczeniu dopiero przy sporze.

Jeśli sprawdzasz, czy narzędzie zastąpi dotychczasowego dostawcę, zajrzyj do strony o zmianie dostawcy e-podpisu.

Dokumenty podpisujesz online zarówno na komputerze, jak i na urządzeniach mobilnych, więc obieg dokumentów jest szybki i bezproblemowy. Odbiorcy podpisują w dowolnym miejscu i czasie, co przyspiesza procesy biznesowe. Nadawca może wysłać wiele dokumentów jednocześnie, a osoba z dużą liczbą dokumentów do podpisu zaznacza je i podpisuje wszystkie naraz. Skraca to czas potrzebny na sfinalizowanie umów i innych formalności.

Podpis własnoręczny i forma pisemna. Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 podpis złożony w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia formę pisemną. Ponieważ to odręczny podpis na dokumencie cyfrowym, można go zbadać metodami kryminalistycznymi, podobnie jak podpis na papierze (opinia grafologiczna z 2024 r.).

Dwa poziomy zabezpieczenia. Podstawą jest podpis własnoręczny. Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, według opinii oświadczenie pozostaje ważne w formie dokumentowej. To wariant awaryjny, a nie podstawa.

Zastosowanie w wielu branżach. SignSafe jest używany w takich obszarach jak placówki medyczne, biura nieruchomości, warsztaty i serwisy, deweloperzy, agencje pracy, energetyka i telekomunikacja. To przykłady zastosowań; zakres zależy od rodzaju dokumentu, a w razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem. Zobacz medycynę, nieruchomości, deweloperów i agencje pracy.