Jakie funkcje powinna mieć platforma do e-podpisu dla firmy: checklista pytań do dostawcy

Platforma do e-podpisu dla firmy powinna pozwalać podpisać dokument odbiorcy bez konta, wysłać go do wielu osób, pokazywać statusy, oferować wzorce z polami i API oraz przechowywać dane w UE. Warto też zapytać o podstawę prawną podpisu, cennik, umowę powierzenia, wsparcie wdrożenia i migrację od obecnego dostawcy. SignSafe spełnia te kryteria opisane niżej w części „Jak to wygląda w SignSafe”, choć własny podpis odręczny nie jest kwalifikowany, a podpis kwalifikowany możemy podłączyć.

Dobra platforma do e-podpisu dla firmy pozwala podpisać dokument osobie bez konta, wysłać go do wielu odbiorców, pokazuje statusy na liście dokumentów i ma wzorce z polami oraz API. Dane powinny leżeć w UE, a dostawca powinien jasno opisać podstawę prawną swojego podpisu, cennik i umowę powierzenia. Poniżej checklista pytań, które warto zadać każdemu dostawcy, zanim podpiszesz umowę o usługę.

Czy odbiorca podpisuje bez konta?

To pytanie decyduje o tym, ilu klientów dokończy proces. Jeśli kontrahent musi założyć konto, ustawić hasło lub pobrać aplikację, część osób zrezygnuje i dokument wróci na papier. Zapytaj dostawcę:

• czy odbiorca podpisuje w przeglądarce, na telefonie i na komputerze,
• czy trzeba cokolwiek instalować,
• jak wygląda podpis na małym ekranie.

W SignSafe osoba podpisująca nie rejestruje się i nie instaluje aplikacji, a podpis składa palcem na ekranie smartfona lub tabletu (na komputerze myszką lub gładzikiem). Dokument otwiera jednorazowym kodem z e-maila albo hasłem konta, a w punktach obsługi można podpisać na urządzeniu bez logowania lub na tablecie kuriera.

Czy da się wysłać dokument do wielu osób naraz?

Umowy trójstronne, regulaminy dla całego zespołu, zgody dla grupy uczestników: wszystko to wymaga wysyłki do wielu odbiorców. Sprawdź, czy da się to zrobić jedną operacją, czy trzeba wysyłać po kolei. Zapytaj też, czy platforma ma listę kontaktów, żeby nie wpisywać tych samych adresów za każdym razem. SignSafe pozwala wysłać dokument do jednej lub wielu osób, ma listę kontaktów i grupy, a kolejność podpisów możesz wybrać: dowolną (wszyscy naraz) albo ustaloną (jeden po drugim). Sprawdź też, czy platforma pozwala podpisać wiele dokumentów masowo, jednym zatwierdzeniem; w SignSafe zaznaczasz dokumenty i podpisujesz wszystkie naraz. Ograniczenie: dokument musi być PDF-em A4 pionowo.

Jakie statusy i powiadomienia widzisz?

Bez podglądu statusu ktoś w firmie i tak będzie dzwonić z pytaniem „podpisał już?”. Poproś o pokazanie ekranu, na którym widać, kto dostał dokument i kto podpisał. W SignSafe lista dokumentów ma wyszukiwarkę i kolorową kropkę statusu (czerwona, żółta, zielona), a przycisk „Wyślij ponownie dla niepodpisanych” ręcznie ponawia zaproszenie. Gdy podpiszą wszyscy, gotowy dokument przychodzi e-mailem do nadawcy, razem z metryczką podpisu (identyfikator certyfikatu, e-mail, adres IP, urządzenie, data i godzina, metoda).

Czy są wzorce i pola do uzupełnienia?

Jeśli wysyłasz podobne dokumenty co tydzień, wzorzec z polami (dane osobowe, daty, wybory) oszczędza więcej czasu niż jakakolwiek inna funkcja. Zapytaj, czy odbiorca może uzupełnić pola i podpisać w jednym kroku, i czy gotowy PDF jest dostępny od razu. Tak działa to w SignSafe: wzorzec dokumentu z numerowanymi znacznikami podpisu i polami dla odbiorcy (albo własny PDF, w którym sam wybierasz miejsca podpisów), a po podpisie gotowy PDF.

Czy jest API i jak wygląda wdrożenie?

Gdy dokumenty powstają w systemie (CRM, HR, system projektowy), ręczna wysyłka szybko staje się wąskim gardłem. Zapytaj o:

• rodzaj API (REST, dokumentacja),
• to, czy podpisany dokument wraca automatycznie do właściwego rekordu,
• kto wykonuje integrację po stronie dostawcy i jakie wsparcie jest w cenie.

SignSafe oferuje automatyzację wysyłki przez REST API, zwrot podpisanego dokumentu do właściwego miejsca w Twoim systemie i wsparcie na każdym etapie wdrożenia; wycena jest indywidualna. Więcej w opisie integracji API.

Gdzie są dane i kto za nie odpowiada?

Zapytaj o lokalizację serwerów, operatora hostingu oraz o to, czy dostawca zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych. Dla większości firm to element obowiązkowy: to Ty zwykle jesteś administratorem danych, a dostawca podmiotem przetwarzającym, więc relację reguluje umowa (to ogólny opis, nie porada prawna). SignSafe ma serwery w UE (hosting OVH) i zawiera umowę powierzenia z klientami biznesowymi i API.

Jaka jest podstawa prawna podpisu?

Najuczciwsza odpowiedź dostawcy to taka, która mówi też, czego jego podpis nie zastąpi. Zapytaj, jaki to rodzaj podpisu, na jakiej opinii się opiera i do jakich czynności się nie nadaje. Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 podpis w SignSafe jest własnoręczny i spełnia formę pisemną. Nie jest to kwalifikowany podpis elektroniczny, ale gdy wymagana jest forma elektroniczna z art. 78¹ KC, możemy podłączyć podpis kwalifikowany w SignSafe. Aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje. To streszczenie opinii, nie porada prawna; szczegóły w bezpieczeństwie prawnym.

Jaki jest cennik i co obejmuje?

Poproś o cenę w złotych i o zakres: limity dokumentów, miejsca na pliki, okres wypowiedzenia. Plan standardowy SignSafe kosztuje 69 zł netto miesięcznie i obejmuje pełen dostęp, 1 GB na dokumenty oraz rezygnację w dowolnym momencie; na start jest bezpłatny okres próbny. Zobacz cennik.

Co z migracją od obecnego dostawcy?

Ten punkt najczęściej odkłada decyzję. Zapytaj, kto przenosi szablony i integrację, ile pracy zostaje po Twojej stronie i czy dostawca ma ofertę dla klientów zmieniających usługę. Przy integracji przez API w SignSafe praktycznie całość robimy my. Dla klientów API i zmieniających dostawcę oferujemy 50% ceny dotychczasowej oferty po okazaniu faktury lub oferty obecnego dostawcy (warunki indywidualnie). Szczegóły: zmiana dostawcy e-podpisu.

Czy jest rola obserwatora, kopie dokumentu i miejsce na pliki?

Sprawdź, czy dostawca pozwala dodać osobę, która tylko widzi dokument, i kto dostaje kopię po podpisie. W SignSafe jest rola obserwatora (nie podpisuje i nie wysyła, widzi dokument i dostaje powiadomienia), a kopię podpisanego PDF dostaje nadawca i każdy podpisujący. Przypomnienia są ręczne (przycisk „Wyślij ponownie dla niepodpisanych”), automatycznych nie ma. Plan ma 1 GB na dokumenty, a przy większych potrzebach możemy podłączyć dysk zewnętrzny lub serwer klienta; to ustalamy w ofercie.

Jak to wygląda w SignSafe, w skrócie

• podpis odbiorcy bez konta i bez instalacji, w przeglądarce,
• wysyłka do jednej lub wielu osób, lista kontaktów,
• wzorce i pola, status na liście dokumentów, gotowy dokument z metryczką podpisu na e-mail nadawcy, masowe podpisywanie,
• REST API, serwery w UE, umowa powierzenia,
• podpis własnoręczny spełniający formę pisemną według opinii prawnej, a tam, gdzie wymagany jest podpis kwalifikowany, możemy go podłączyć.

Co dalej

• Zobacz, czym jest e-podpis w SignSafe.
• Sprawdź integrację API i zmianę dostawcy.
• Przeczytaj o bezpieczeństwie prawnym i cenniku.
• Masz pytania? Skontaktuj się z nami.