Podpisywanie dokumentów z każdego miejsca i z każdą osobą: co jest możliwe

SignSafe to narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów i zbierania podpisów od każdego, także od osób, które nie mają łatwej możliwości podpisu, np. cudzoziemców czy osób starszych: wystarczy telefon, internet i palec, a całość zajmuje około minuty. W SignSafe dokument można podpisać na telefonie lub komputerze, w przeglądarce, bez zakładania konta i bez instalowania aplikacji, także z zagranicy i razem z wieloma osobami naraz. Według opinii prawnej z 2023 r. podpis w SignSafe jest własnoręczny i spełnia formę pisemną. Granice: przy formie elektronicznej z art. 78¹ KC (podpis kwalifikowany) możemy podłączyć podpis kwalifikowany, a aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje.

W SignSafe dokument można podpisać na telefonie lub komputerze, w przeglądarce, bez zakładania konta i bez instalowania aplikacji, także z zagranicy i razem z wieloma osobami naraz. Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 2023 r. podpis w SignSafe jest własnoręczny i spełnia formę pisemną (zob. Bezpieczeństwo prawne). Granicą jest akt notarialny (niemożliwy w SignSafe); gdy prawo wymaga formy elektronicznej z art. 78¹ KC (podpis kwalifikowany), możemy go podłączyć. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Czy mogę podpisać dokument na telefonie?

Tak. Odbiorca otwiera dokument PDF w przeglądarce na smartfonie lub tablecie (jednorazowym kodem z e-maila, bez hasła) i podpisuje palcem na ekranie. Dostępna jest też aplikacja mobilna (logowanie: system.signsafe.app) dla osób, które nadają i obsługują dokumenty. Ten sam proces działa na każdym urządzeniu z przeglądarką. Są cztery sposoby podpisu: po e-mailu jednorazowym kodem, po e-mailu hasłem własnego konta, na urządzeniu stojącym w punkcie (serwis, sklep, punkt odbioru) bez logowania oraz na tablecie kuriera lub dostawcy.

Czy mogę podpisać na komputerze?

Tak. Możesz wypełnić pola dokumentu i podpisać na komputerze, rysując podpis myszką lub gładzikiem. Gotowy PDF dostaje nadawca, gdy podpiszą wszyscy. Więcej o wypełnianiu pól: wypełniaj dokumenty i podpisuj.

A osoba, która nie ma konta?

Nie ma potrzeby zakładać konta. Osoba podpisująca nie rejestruje się i nie instaluje aplikacji. To ważne w praktyce, bo klient, pracownik lub kontrahent często robi to raz i nie chce tracić czasu na rejestrację. Ty, jako nadawca, masz konto i widzisz dokumenty na liście ze statusem. Osoba bez numeru PESEL (np. cudzoziemiec) zaznacza „Brak” i podaje inny identyfikator.

A osoba za granicą?

Technicznie wystarczy przeglądarka i łącze, więc miejsce nie ma znaczenia dla samego podpisania. Czy dla umowy z zagranicznym kontrahentem taka forma jest wystarczająca prawnie, zależy od rodzaju czynności i prawa właściwego. W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem znającym prawo tego kraju.

A wiele osób naraz?

SignSafe pozwala wysłać dokument do jednej lub wielu osób. Możesz wybrać kolejność dowolną (wszyscy w tym samym czasie dostają informację o dokumencie) albo ustaloną (jeden po drugim), a przy kilku miejscach podpisu: jeden podpis na wszystkie miejsca albo osobny za każdym razem. Kto ma wiele dokumentów do podpisania, może je zaznaczyć i podpisać masowo. Dokument musi być PDF-em w formacie A4 pionowo. Dobre praktyki:

• zbierz poprawne adresy e-mail przed wysyłką,
• użyj listy kontaktów, jeśli wysyłasz do tych samych osób częściej,
• użyj wzorca dokumentu z polami, gdy każdy odbiorca ma uzupełnić swoje dane,
• sprawdzaj kropkę statusu na liście dokumentów (czerwona, żółta, zielona) zamiast dopytywać mailowo,
• do niepodpisanych wyślij zaproszenie ponownie przyciskiem „Wyślij ponownie dla niepodpisanych”.

Jaki jest zakres zastosowania?

Warto znać je od razu:

• Forma elektroniczna (art. 78¹ KC). Wymaga podpisu kwalifikowanego. Własny podpis odręczny z SignSafe nim nie jest, ale gdy dokument wymaga takiej formy, możemy podłączyć podpis kwalifikowany w SignSafe.
• Forma szczególna, np. akt notarialny, wymaga właśnie tej formy.
• Wymagania drugiej strony. Urząd, bank lub kontrahent może narzucić własny sposób podpisu.
• Przestrzeń na dokumenty. Plan standardowy obejmuje 1 GB na dokumenty.

Podstawę prawną (podpis własnoręczny spełniający formę pisemną według opinii G&A z 2023 r., w ostateczności forma dokumentowa, oraz możliwość kryminalistycznej weryfikacji porównawczej według opinii Pracowni Grafologicznej z 2024 r.) opisujemy na stronie Bezpieczeństwo prawne.

Przykład z życia

Firma wysyła zgodę do klienta, który jest w podróży. Klient dostaje dokument, otwiera go na telefonie, wypełnia dane i podpisuje. Firma widzi status na liście, a gdy podpiszą wszyscy, podpisany PDF przychodzi na jej e-mail razem z metryczką podpisu (identyfikator certyfikatu, e-mail, adres IP, urządzenie, data i godzina). Nikt nie drukuje, nie skanuje i nie jedzie do biura.

Jak przygotować dokument, żeby podpisało się go bez pytań?

• Użyj czytelnego PDF-a o rozsądnej wielkości.
• Oznacz pola do uzupełnienia i miejsce na podpis (albo użyj wzorca z polami).
• Dodaj krótką wiadomość z informacją, co i do kiedy trzeba zrobić.
• Jeśli odbiorca jest z zagranicy, przygotuj wersję w jego języku.

Czy to bezpieczne?

Serwery SignSafe są w UE (hosting OVH), a klienci biznesowi i API otrzymują umowę powierzenia przetwarzania danych. Płatności obsługuje operator Tpay. Bezpieczeństwo prawne podpisu opisujemy osobno, bo to inna kwestia niż bezpieczeństwo techniczne.

Gdzie to się sprawdza najlepiej?

Podpis na ekranie przydaje się szczególnie tam, gdzie odbiorcy są rozproszeni lub nie mają własnych narzędzi: przy zgodach klientów, dokumentach pracowniczych o zwykłej formie, zleceniach dla podwykonawców, potwierdzeniach dostaw i ofertach. Przykłady po branżach znajdziesz na stronie zastosowania. Zawsze sprawdź jednak, czy dany dokument nie wymaga wyższej formy.

Co dalej

• Zobacz, jak podpisać dokument krok po kroku.
• Poznaj podpis zdalny.
• Dowiedz się, jak nadać dokument do podpisu.
• Sprawdź cennik lub skontaktuj się z nami.