Czy podpis złożony palcem na telefonie jest ważny prawnie?

Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 podpis złożony palcem w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli spełnia wymogi formy pisemnej (art. 78 KC). Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej (art. 77² KC). SignSafe to narzędzie do obiegu dokumentów i zbierania podpisów, które nie konkuruje z podpisem kwalifikowanym. Podpis ten nie jest kwalifikowany, ale gdy wymagana jest forma elektroniczna z art. 78¹ KC (kwalifikowany podpis), możemy go podłączyć w SignSafe; aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 podpis złożony palcem w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i spełnia wymogi formy pisemnej (art. 78 KC). To streszczenie opinii, nie porada prawna. Wystarczy telefon, internet i palec: około minuty, bez wymówki „nie mam jak wydrukować i podpisać”. Pełny dokument możesz pobrać: opinia prawna (PDF).

Skąd w ogóle wątpliwość?

Przez lata podpisywało się dokumenty długopisem na papierze. Gdy ten sam odręczny podpis składamy palcem na ekranie, część osób zakłada, że „to się nie liczy”. Inni sądzą, że skoro dokument jest elektroniczny, to każdy sposób zatwierdzenia jest równie dobry. Obie wersje są uproszczeniem. Liczy się to, jakiej formy wymaga konkretna czynność i jaki jest charakter prawny samego podpisu.

Co mówi opinia z 2023 roku?

Opinia dotyczy „charakteru prawnego podpisu złożonego odręcznie na ekranie dotykowym”. Jej główne wnioski:

• podpis złożony w SignSafe jest podpisem własnoręcznym (odręcznym podpisem biometrycznym),
• oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia wymogi formy pisemnej (art. 78 KC),
• gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej (art. 77² KC),
• to nie jest „podpis elektroniczny” w rozumieniu rozporządzenia eIDAS, więc standardy eIDAS nie mają do niego zastosowania,
• w skutkach podpis ten jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu: oba zachowują formę pisemną.

Czym różni się to od zwykłego kliknięcia lub SMS-a?

Kliknięcie przycisku „akceptuję”, kod z SMS-a czy wpisanie imienia w formularzu to co do zasady forma dokumentowa: wystarcza oświadczenie złożone w dokumencie, z którego wynika, kto je złożył. Podpis własnoręczny jest czymś więcej, bo prowadzi do formy pisemnej, wymaganej przez prawo w wielu umowach. W SignSafe forma dokumentowa jest więc wariantem awaryjnym, a nie podstawowym założeniem.

Trzy formy, które warto rozróżnić

• Forma dokumentowa (art. 77² KC): oświadczenie w postaci dokumentu, z którego wynika, kto je złożył.
• Forma pisemna (art. 78 KC): oświadczenie opatrzone podpisem własnoręcznym. Według opinii zachowuje ją podpis złożony w SignSafe oraz kwalifikowany podpis elektroniczny.
• Forma elektroniczna (art. 78¹ KC) i akt notarialny: pierwsza wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, druga udziału notariusza. SignSafe nie obsługuje aktu notarialnego, a gdy wymagany jest podpis kwalifikowany, możemy go podłączyć.

Kiedy podpis na telefonie zwykle wystarcza?

Przykłady, w których wystarcza forma pisemna lub dokumentowa (ocena zawsze zależy od konkretnej sprawy):

• zgody i oświadczenia, dla których nie przewidziano szczególnej formy,
• potwierdzenia odbioru, protokoły, zlecenia i akceptacje ofert,
• umowy, dla których przepis wymaga formy pisemnej,
• dokumenty wewnętrzne firmy i regulaminy do zapoznania się.

Kiedy potrzebny jest inny sposób podpisu?

• czynności wymagające aktu notarialnego,
• czynności wymagające formy elektronicznej z art. 78¹ KC lub kwalifikowanego podpisu wprost,
• przypadki, w których urząd, bank lub druga strona wprost narzuca inny sposób podpisu (jeśli jest to podpis kwalifikowany, możemy go podłączyć w SignSafe).

W tych sytuacjach sprawdza się inny sposób podpisu, a SignSafe go nie wyklucza. Własny podpis odręczny z SignSafe nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie twierdzimy, że nim jest; gdy wymagany jest podpis kwalifikowany, możemy go podłączyć w SignSafe. Aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje.

Jak wykazać, że podpisała właściwa osoba?

W sporze liczy się całość dowodów, nie tylko wygląd podpisu. Dobrze mieć:

1. dokument PDF z naniesionym podpisem odręcznym,
2. metryczkę podpisu dołączaną do podpisanego dokumentu: unikalny identyfikator certyfikatu SignSafe, data i godzina wysłania i podpisania, dane wysyłającego oraz dla każdego podpisującego imię, nazwisko, e-mail, adres IP, urządzenie (np. iPhone), data i godzina oraz metoda podpisu,
3. e-mail z gotowym dokumentem, który trafia do nadawcy po komplecie podpisów,
4. możliwość porównania podpisu z innymi podpisami tej osoby przez biegłego grafologa.

Podpisy z SignSafe, według opinii Pracowni Grafologicznej z 29 sierpnia 2024, umożliwiają kryminalistyczne badania porównawcze pisma ręcznego. Wnioski takiego badania podlegają swobodnej ocenie sądu jak każdy dowód.

Co omówić z prawnikiem?

Nie rozstrzygamy tu kwestii zależnych od konkretnej sprawy. Z prawnikiem warto omówić:

• czy dla danej umowy prawo przewiduje formę elektroniczną lub szczególną,
• jak ułożyć zapis o formie w umowie ramowej lub regulaminie,
• jak wygląda ciężar dowodu w twojej branży (dokumenty pracownicze, medyczne, nieruchomości),
• czy dokumenty o dużej wartości powinny mieć wyższy rygor.

Czy telefon różni się od tabletu lub komputera?

Pod względem charakteru podpisu nie ma zasadniczej różnicy: w każdym przypadku to odręczny podpis zapisany na dokumencie cyfrowym. Różni się wygoda. Telefon i tablet pozwalają podpisać palcem jak na papierze, a na komputerze podpis rysuje się myszką lub gładzikiem, co zwykle gorzej odwzorowuje charakter pisma. Biegły zaleca podpisy pełnobrzmiące, czytelne, z imieniem i nazwiskiem.

Co dalej

• Zobacz pełne omówienie na stronie Bezpieczeństwo prawne.
• Sprawdź, jak działa podpis odręczny online.
• Zobacz, jak podpisać dokument w kilku krokach.
• Masz pytanie o swój przypadek? Skontaktuj się z nami.