Czy warto zmienić dostawcę e-podpisu i co sprawdzić przed decyzją

Zmiana dostawcy ma sens, gdy płacisz za więcej, niż używasz, gdy proces nie pasuje do twoich dokumentów albo gdy potrzebujesz integracji, której obecny dostawca nie daje. Przed decyzją sprawdź fakturę, umowę i okres wypowiedzenia. Przy API zmiana jest prosta i nieuciążliwa, bo praktycznie wszystko robimy my. Oferujemy ten sam pakiet funkcji za 50% obecnej ceny po okazaniu faktury lub oferty obecnego dostawcy, na warunkach ustalanych indywidualnie.

Zmiana dostawcy e-podpisu ma sens, gdy płacisz za więcej, niż używasz, gdy proces nie pasuje do twoich dokumentów albo gdy potrzebujesz integracji z własnym systemem. Przed decyzją sprawdź fakturę, umowę i okres wypowiedzenia. SignSafe oferuje ten sam pakiet funkcji za 50% obecnej ceny po okazaniu faktury lub oferty, na warunkach ustalanych indywidualnie.

Kiedy zmiana ma sens?

• Koszt nie odpowiada użyciu. Płacisz za plan szerszy niż potrzeba albo za pozycje, z których nie korzystasz.
• Proces nie pasuje do dokumentów. Twoi odbiorcy mają trudność z podpisaniem (rejestracja, instalacje), więc część dokumentów wraca niepodpisana.
• Brakuje integracji. Dokumenty wysyłasz ręcznie, a chcesz je nadawać automatycznie z własnego systemu.
• Zmienia się skala. Liczba umów rośnie i potrzebujesz innego modelu rozliczenia, np. wyceny indywidualnej.

Zmiana nie ma sensu, jeśli obecne rozwiązanie działa, jest rozsądnie wycenione i nic ci nie przeszkadza.

Co sprawdzić w fakturze i umowie?

Zbierz ostatnie faktury i umowę, a potem odpowiedz na pytania:

1. Za co dokładnie płacisz (abonament, użytkownicy, pakiety dokumentów, dodatki)?
2. Jak liczone są opłaty: za miesiąc, za dokument, za podpis?
3. Ile dokumentów faktycznie wysłałeś w ostatnich miesiącach?
4. Czy są opłaty dodatkowe (integracja, wsparcie, przechowywanie)?
5. Jaki jest okres umowy i okres wypowiedzenia? Czy umowa odnawia się automatycznie?
6. Jak i jak długo możesz pobrać swoje podpisane dokumenty po zakończeniu umowy?

Wynik porównaj z własnym zapotrzebowaniem. To twoje liczby, nie nasze.

Jakie są ryzyka zmiany?

• Przerwa w obiegu. Zaplanuj przełączenie tak, aby żaden dokument w trakcie podpisywania nie został zgubiony.
• Archiwum. Pobierz podpisane dokumenty przed zakończeniem umowy.
• Koszt pracy wewnętrznej. Przenieść trzeba wzorce dokumentów i ewentualnie integrację.
• Przyzwyczajenia zespołu. Ktoś musi pokazać ludziom nowy proces.

Dobry plan: pilotaż na jednym typie dokumentu, równolegle ze starym rozwiązaniem, a potem stopniowe przenoszenie reszty po zakończeniu okresu umowy.

Jak wygląda oferta SignSafe dla klientów API?

SignSafe oferuje tę samą ścieżkę: wysyłka, podpis, status i zwrot dokumentu, także przez API. Klientom API lub zmieniającym dostawcę (np. z Autenti, Pergamin, DocuSign czy Adobe Sign) proponujemy ten sam pakiet funkcji za 50% obecnej ceny, liczonej od tego, co płacisz dziś, po okazaniu faktury lub oferty. Warunki ustalamy indywidualnie. Wycena API jest indywidualna, a na każdym etapie wdrożenia dostajesz wsparcie. Standardowy plan abonamentowy kosztuje 69 zł netto miesięcznie, z bezpłatnym okresem próbnym na start.

Nie porównujemy tu cech innych dostawców. Ocena, czy ich rozwiązanie pasuje do ciebie, należy do ciebie i opiera się na twojej fakturze i twoich dokumentach.

Czy zmiana przy API jest uciążliwa?

Nie. Zmiana dostawcy przy API jest prosta i nieuciążliwa dla klienta, bo praktycznie wszystko robimy my. Integracja odbywa się przez REST API. Przykładem jest wdrożenie w agencji pracy R2T, gdzie podpisywanie kontraktów z pracownikami tymczasowymi (contrat de mission) i z klientami agencji (contrat de mise à disposition) zintegrowano z dedykowanym systemem R2T do obsługi agencji pracy. Zobacz wdrożenie R2T i integrację API.

Przed zmianą porozmawiaj z prawnikiem, jeśli

• twoje dokumenty wymagają formy elektronicznej z art. 78¹ KC lub podpisu kwalifikowanego albo aktu notarialnego (podpis kwalifikowany możemy podłączyć w SignSafe, aktu notarialnego SignSafe nie obsługuje; dla formy pisemnej podpis w SignSafe jest według opinii prawnej G&A z 2023 r. wystarczający, zob. Bezpieczeństwo prawne),
• umowa z obecnym dostawcą ma niejasne zapisy o wypowiedzeniu lub dostępie do danych,
• część dokumentów ma szczególną formę.

Przykład rachunku

Firma ma abonament na kilku użytkowników, a dokumenty faktycznie wysyła dwie osoby. Po sprawdzeniu faktury okazuje się, że część pozycji dotyczy funkcji, z których nikt nie korzysta. To sygnał, żeby przyjrzeć się ofertom, także własnego dostawcy: czasem wystarczy zmienić plan.

Jak zaplanować przejście, żeby nic nie zgubić?

1. Pobierz podpisane dokumenty z obecnego systemu.
2. Zbuduj wzorce w nowym narzędziu i przetestuj je na kilku wewnętrznych dokumentach.
3. Przez ustalony czas wysyłaj nowe dokumenty nowym narzędziem, a w starym domykaj te w toku.
4. Dopiero po zakończeniu okresu umowy zrezygnuj z poprzedniego dostawcy.

Jak podjąć decyzję?

Zrób prostą tabelę: obecny koszt roczny, liczba wysłanych dokumentów, liczba problemów zgłoszonych przez odbiorców, brakujące funkcje, koszt przejścia (czas zespołu). Jeśli po wypełnieniu widzisz wyraźną korzyść, zaplanuj pilotaż. Jeśli nie, zostań przy obecnym rozwiązaniu. Dobra decyzja opiera się na twoich danych, nie na obietnicach żadnego dostawcy, także naszych.

Co dalej

• Zobacz stronę zmiana dostawcy e-podpisu.
• Poznaj integrację API i wdrożenie R2T.
• Sprawdź cennik.
• Pokaż nam fakturę lub ofertę: skontaktuj się z nami.