E-podpis w agencji pracy: jak podpisywać umowy z pracownikami tymczasowymi

Według informacji prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 2021 r. nie ma przeszkód, by agencja zawierała przez SignSafe umowy o pracę i cywilnoprawne z obywatelami polskimi i cudzoziemcami o statusie zrównanym w zakresie prawa do pracy: forma pisemna jest spełniona. Są zastrzeżenia, m.in. potwierdzenie warunków umowy pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy (art. 29 § 2 KP). To streszczenie, nie porada prawna.

Według informacji prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 2021 roku agencja pracy może zawierać przez SignSafe umowy o pracę i umowy cywilnoprawne z obywatelami polskimi oraz cudzoziemcami o statusie zrównanym w zakresie prawa do pracy. Forma pisemna jest w tych przypadkach spełniona. Są jednak zastrzeżenia, które opisujemy niżej. To streszczenie, nie porada prawna.

Dlaczego ten temat dotyczy agencji pracy?

Agencja pracy tymczasowej obsługuje dużo osób w krótkim czasie. Każda ma zestaw dokumentów do podpisania, często tego samego dnia i bez możliwości przyjścia do biura. Jeśli każdy dokument wymaga wizyty lub papierowej wysyłki, rekrutacja zwalnia, a pracownik czeka na start.

Co wynika z informacji prawnej z 2021 roku?

Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i spełnia formę pisemną (według opinii prawnej G&A z 2023 r., zob. Bezpieczeństwo prawne). Informacja z 2021 r. stwierdza, że nie ma przeszkód w zawieraniu w ten sposób umów o pracę i umów cywilnoprawnych, także z cudzoziemcami o statusie zrównanym z obywatelami polskimi w zakresie prawa do pracy. Wskazuje jednocześnie trzy zastrzeżenia.

Jakie są zastrzeżenia?

• Potwierdzenie umowy o pracę. Pracodawca powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie fakt zawarcia umowy i jej warunki przed dopuszczeniem do pracy (art. 29 § 2 KP).
• Ryzyko interpretacyjne. W postępowaniach o zezwolenia na pracę lub pobyt oraz podczas kontroli PIP organy mogą rozumieć „formę pisemną” jako dokument papierowy. Warto to uwzględnić i ustalić z prawnikiem, jak przygotować się na taką sytuację.
• Cudzoziemcy. Przy umowie z cudzoziemcem trzeba przedstawić jej tłumaczenie na język dla niego zrozumiały.

Nie rozstrzygamy tu, jak to zastosować w twojej agencji. Omów to z prawnikiem, w tym zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Jak wygląda proces?

1. Rekruter przygotowuje zestaw dokumentów (PDF) lub wybiera wzorzec z polami do uzupełnienia.
2. Dokument trafia do kandydata, który otwiera go w przeglądarce na telefonie, bez konta i bez aplikacji.
3. Kandydat uzupełnia pola i podpisuje palcem na ekranie.
4. Rekruter widzi status na liście dokumentów (czerwona, żółta lub zielona kropka), a po komplecie podpisów gotowy dokument przychodzi e-mailem do nadawcy. Wiele umów można potem podpisać masowo, wszystkie naraz.
5. Podpisany dokument jest na koncie, a przy integracji API wraca do profilu pracownika w systemie agencji.

Jakie dokumenty są typowe?

Przykłady zastosowań (nie lista zalecana prawnie):

• umowy o pracę, umowy zlecenia i inne umowy z pracownikiem,
• zgody na przetwarzanie danych,
• oświadczenia i potwierdzenia zapoznania się z regulaminem,
• dokumenty dotyczące warunków pracy u klienta.

Wdrożenie w agencji R2T

R2T, agencja pracy tymczasowej, wdrożyła podpisywanie kontraktów z pracownikami tymczasowymi (contrat de mission) oraz z klientami agencji (contrat de mise à disposition). Rozwiązanie zintegrowano z dedykowanym systemem R2T do obsługi agencji pracy przez API. Szczegóły znajdziesz na stronie wdrożenie R2T i integracja API. Michel T. z R2T tak opisał swoje doświadczenie:

„SignSafe znacząco usprawnił nasze procesy związane z podpisywaniem umów z pracownikami oraz klientami. Dzięki możliwości podpisywania dokumentów zdalnie, bez konieczności osobistego stawiania się w biurze, proces rekrutacji oraz zatrudniania stał się bardziej efektywny i mniej czasochłonny. Narzędzie zapewnia pełną zgodność z przepisami prawnymi, co daje nam pewność, że wszystkie umowy są w pełni wiążące. To rozwiązanie idealne dla branży pracy tymczasowej, gdzie sprawność operacyjna ma kluczowe znaczenie.”

Michel T., R2T, agencja pracy tymczasowej

To opinia klienta, a nie nasza ocena prawna.

Kiedy warto dodać API?

Przy dużej liczbie umów wysyłka z systemu agencji oszczędza czas rekruterów: dane pracownika są pobierane z systemu, a podpisany plik wraca do jego profilu. Integracja odbywa się przez REST API, a wsparcie dostajesz na każdym etapie wdrożenia. Więcej w artykule o API do e-podpisu i na stronie integracja API.

Praktyczne wskazówki dla rekruterów

• Wysyłaj dokumenty w jednej paczce z krótkim opisem, co kandydat ma zrobić.
• Używaj wzorców z polami, żeby kandydat sam uzupełnił dane.
• Korzystaj z listy kontaktów przy kandydatach, z którymi pracujesz wielokrotnie.
• Sprawdzaj status zamiast dzwonić do każdego kandydata.
• Przy cudzoziemcach dołącz tłumaczenie umowy.

Czego nie obiecujemy

Nie obiecujemy konkretnych czasów wdrożenia ani oszczędności. Efekt zależy od liczby dokumentów, ich rodzaju i sposobu pracy agencji. Zacznij od jednego, prostego dokumentu i zmierz wynik samodzielnie.

Co dalej

• Zobacz stronę e-podpis dla agencji pracy.
• Przeczytaj o wdrożeniu R2T i więcej opinii klientów.
• Opisz nam swój proces: skontaktuj się z nami.