Podpisane umowy i protokoły wracają od razu, a księgowość nie czeka na skany

Rozliczenia często stoją, bo brakuje jednego podpisanego dokumentu. W SignSafe druga strona podpisuje palcem na telefonie, a gotowy PDF trafia na Twoje konto od razu. Bez drukarki, skanera i dopytywania, kto jeszcze nie podpisał.

Wypróbuj za darmo Sprawdź cennik

Podpisane dokumenty dla księgowości w SignSafe to umowy, zlecenia i protokoły podpisywane online, których gotowy PDF wraca na konto nadawcy zaraz po złożeniu podpisów, bez wydruków i skanów. Księgowość może być obserwatorem i dostawać powiadomienia, status pokazuje, kto podpisał, a przy większej skali API zwraca podpisany plik do właściwego miejsca w systemie firmy.

Dział księgowości i finansów rzadko sam zbiera podpisy, ale to on najszybciej odczuwa ich brak. Faktura czy rozliczenie czekają na umowę, zlecenie lub protokół, który ktoś ma podpisać i odesłać. Poniżej opisujemy, jak SignSafe skraca tę drogę i czego nie robi.

Co zyskuje księgowość

Dokument nie krąży przez wydruk, podpis i skan. Wraca jako gotowy PDF, a Ty wiesz, na jakim etapie jest każdy podpis.

Plik od razu

Gdy komplet podpisów jest gotowy, kopię dostaje nadawca i każdy podpisujący, a dokument jest na koncie.

Jasny status

Lista dokumentów pokazuje kolorem, czy nikt, część osób czy wszyscy już podpisali.

Wgląd bez podpisywania

Księgowość może być obserwatorem: widzi dokument i dostaje powiadomienia, choć nie podpisuje.

Porządek w archiwum

Podpisane dokumenty zostają na koncie, a wyszukiwarka po słowie kluczowym pomaga je znaleźć.

Z czym zwykle się mierzymy

Rozliczenia stoją, bo brakuje jednego podpisanego dokumentu

Księgowość nie może domknąć sprawy, a zespół odpowiedzialny za dokument musi gonić podpis telefonami i mailami.

Skan wraca nieczytelny albo niekompletny

Wydruk, podpis i skan to trzy okazje do pomyłki: brakująca strona, krzywy skan, plik zapisany pod złą nazwą.

Nie wiadomo, kto podpisał, a kto jeszcze nie

Przy dokumentach z kilkoma podpisami trzeba osobno pytać każdą osobę, zamiast jednym spojrzeniem sprawdzić stan.

Co zyskujesz

Bez skanów

podpisany PDF wraca jako gotowy plik, nie jako zdjęcie wydruku

Jeden widok

kto podpisał, a kto nie, widać na liście dokumentów

Obserwator

księgowość widzi dokument i dostaje powiadomienia bez udziału w podpisie

Jak to działa

Wysyłasz dokument do podpisu

Wgrywasz PDF (A4 pionowo) albo wybierasz wzorzec i wskazujesz osoby, które mają podpisać, w dowolnej lub ustalonej kolejności.

Dodajesz księgowość jako obserwatora

Osoba z księgowości widzi dokument i dostaje powiadomienia, ale nie podpisuje ani nie wysyła dokumentu.

Druga strona podpisuje na telefonie

Otwiera link z e-maila, uzupełnia pola i rysuje podpis palcem. Nie zakłada konta i niczego nie drukuje.

Gotowy PDF wraca od razu

Gdy wszyscy podpiszą, nadawca i każdy podpisujący dostają kopię e-mailem, a dokument jest na liście dokumentów na koncie.

Przy większej skali plik trafia do systemu

Przez REST API podpisany PDF może wrócić do właściwego miejsca w Twoim systemie, np. do profilu kontrahenta lub projektu. Wycena jest indywidualna.

Co możesz zrobić

Umowy z kontrahentami i podwykonawcami jako przykład dokumentów potrzebnych do rozliczeń
Zlecenia i umowy zlecenia
Protokoły odbioru i protokoły zdawczo-odbiorcze
Aneksy do umów
Oświadczenia i potwierdzenia wymagane przed rozliczeniem
Wzorce z polami do uzupełnienia przez drugą stronę, np. dane firmy
Archiwizacja podpisanych dokumentów na koncie

Dla kogo

Działy księgowości i finansów, które czekają na podpisane umowy, zlecenia i protokoły
Firmy, w których rozliczenie z podwykonawcą lub zleceniobiorcą zależy od podpisanego dokumentu
Zespoły projektowe i operacyjne, które wystawiają protokoły odbioru i muszą je szybko odzyskać
Firmy z większą liczbą dokumentów, które chcą, by podpisany plik trafiał prosto do ich systemu

Księgowość nie rusza z fakturami, bo brakuje podpisanych dokumentów

Typowy przebieg wygląda tak: umowa albo protokół musi wrócić podpisany, zanim ktokolwiek zamknie rozliczenie. W SignSafe ten przystanek skraca się do chwili, w której druga strona sięgnie po telefon. Nie czeka na drukarkę, skaner ani pocztę, a Ty dostajesz gotowy PDF w tym samym momencie, w którym ostatnia osoba złoży podpis.

SignSafe nie wystawia faktur ani niczego nie księguje. To narzędzie do wysyłki dokumentów i zbierania podpisów, które dostarcza księgowości kompletny, podpisany plik. Sam proces wysyłki opisujemy w nadawaniu dokumentów do podpisu.

Kto podpisał, a kto jeszcze nie: status zamiast dopytywania

Na liście „Twoje dokumenty” kropka przy każdym pliku pokazuje stan podpisów: czerwona oznacza, że nikt jeszcze nie podpisał, żółta że część osób, zielona że wszyscy. Dokumenty możesz wyszukać po słowie kluczowym. Jeśli ktoś zwleka, przycisk „Wyślij ponownie dla niepodpisanych” ponawia zaproszenie tylko do tych osób.

Automatycznych przypomnień nie ma, więc ponaglenie robi ktoś z Twojego zespołu jednym kliknięciem. Księgowość może śledzić sprawę jako obserwator, bez udziału w podpisie.

Archiwum podpisanych dokumentów na koncie i poza nim

Podpisane dokumenty zostają na koncie. Plan standardowy obejmuje 1 GB na dokumenty, a jeśli potrzebujesz więcej lub chcesz trzymać archiwum u siebie, możemy podłączyć się pod dysk zewnętrzny lub serwer klienta. To możliwość ustalana w ofercie, bez szczegółów technicznych na tej stronie. Dokumentów nie usuwamy automatycznie.

Zbiorczy eksport czy rozbudowaną wyszukiwarkę możemy dla Ciebie wykonać na życzenie, ale nie jest to dziś standardowa funkcja. Opis całego procesu znajdziesz w elektronicznym obiegu dokumentów.

Przy większej skali: podpisany PDF wraca do właściwego miejsca w systemie

Gdy dokumentów jest dużo, ręczne przenoszenie plików przestaje mieć sens. Przez REST API wysyłka może startować z Twojego systemu, a podpisany PDF wraca do właściwego miejsca: profilu kontrahenta, projektu, pracownika albo leada. Praktycznie całą integrację robimy my, a dokumentację REST API udostępniamy po zapytaniu o ofertę.

Szczegóły znajdziesz w integracji API. Nie wymieniamy tu nazw systemów, bo zakres ustalamy indywidualnie.

Bezpieczeństwo i podstawa prawna

Dokumenty są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH), a z klientami biznesowymi i API zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych.

Do podpisanego dokumentu SignSafe dołącza metryczkę podpisu z danymi o tym, kto podpisał, kiedy, z jakiego adresu IP i urządzenia, oraz unikalnym identyfikatorem certyfikatu.

Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 spełnia wymóg formy pisemnej (art. 78 KC). To nie jest podpis kwalifikowany, ale gdy jest on wymagany, możemy go podłączyć w SignSafe. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Opinie prawne i grafologiczne

Opinie prawne i grafologiczna do pobrania

Gałecki and Associates, radca prawny Tomasz Gałecki · 21 sierpnia 2023

Charakter prawny podpisu złożonego odręcznie na ekranie dotykowym urządzenia elektronicznego

Podpis złożony w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia wymogi formy pisemnej. Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej. Skutkiem prawnym podpis jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu: oba zachowują formę pisemną.

Pobierz opinię (PDF)

Cennik

Jedna prosta cena: 69 zł netto miesięcznie

Płacisz za pełen dostęp do serwisu, a nie za liczbę dokumentów. Nie musisz brać planu na rok ani kupować kilku kont.

Zobacz pełny cennik

69zł

netto / miesiąc

Wypróbuj za darmo

Bezpłatny okres próbny na start

Wykup subskrypcję

Potrzebujesz API albo zmieniasz dostawcę?Identyczny pakiet funkcji za 50% Twojej obecnej ceny, po okazaniu faktury lub oferty.Poproś o ofertę API

Zaufali nam

Z SignSafe korzystają firmy z różnych branż: od agencji pracy i nieruchomości po gastronomię, transport i usługi medyczne.

Opinie klientów

„SignSafe znacząco usprawnił nasze procesy związane z podpisywaniem umów z pracownikami oraz klientami. Dzięki możliwości podpisywania dokumentów zdalnie, bez konieczności osobistego stawiania się w biurze, proces rekrutacji oraz zatrudniania stał się bardziej efektywny i mniej czasochłonny. Narzędzie zapewnia pełną zgodność z przepisami prawnymi, co daje nam pewność, że wszystkie umowy są w pełni wiążące. To rozwiązanie idealne dla branży pracy tymczasowej, gdzie sprawność operacyjna ma kluczowe znaczenie.”

Michel T.R2T — agencja pracy tymczasowej

„Dzięki SignSafe możemy podpisywać umowy pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości oraz umowy rezerwacyjne z klientami zdalnie, co znacznie przyspiesza proces. Potwierdzenie warunków z potencjalnymi kupującymi odbywa się szybko i wygodnie, nawet z osobami z zagranicy. To jedno z nielicznych narzędzi, które umożliwia podpisanie umowy rezerwacyjnej online, eliminując potrzebę spotkań osobistych.”

Dorota R.Property Gold — pośrednik sprzedaży nieruchomości

„SignSafe zrewolucjonizował sposób, w jaki zarządzamy dokumentami w naszej restauracji. Dostawcy mogą zdalnie podpisywać umowy i zamówienia, co znacząco przyspiesza proces zaopatrzenia. Pracownicy łatwo akceptują grafiki oraz regulaminy, a klienci podpisują umowy na rezerwacje i organizację eventów online, co oszczędza czas i zwiększa wygodę wszystkich stron.”

Kamila F.Restauracja Mimosa — firma gastronomiczna

Zobacz także

Najczęstsze pytania

Gdzie znaleźć platformę do e-podpisu, żeby podpisany plik wracał od razu, bez skanów?

SignSafe działa tak: druga strona podpisuje palcem na telefonie, a gdy komplet podpisów jest gotowy, gotowy PDF trafia e-mailem do nadawcy i każdego podpisującego oraz na konto. Nikt niczego nie drukuje ani nie skanuje. Plan standardowy kosztuje 69 zł netto miesięcznie.

Czy księgowość może widzieć dokument, choć go nie podpisuje?

Tak. Możesz dodać obserwatora, który ani nie podpisuje, ani nie wysyła dokumentu, ale widzi go i dostaje powiadomienia. To dobre rozwiązanie dla księgowości, HR czy przełożonego.

Skąd wiem, kto już podpisał dokument, a kto jeszcze nie?

Z listy dokumentów. Kolor kropki pokazuje stan: czerwona to brak podpisów, żółta częściowe podpisy, zielona komplet. Status widzisz w czasie rzeczywistym, a dokumenty możesz szukać po słowie kluczowym.

Czy SignSafe wysyła automatyczne przypomnienia o niepodpisanych dokumentach?

Nie. Automatycznych przypomnień nie ma. Możesz ręcznie użyć przycisku „Wyślij ponownie dla niepodpisanych”, który ponawia zaproszenie tylko do osób, które jeszcze nie podpisały.

Czy SignSafe wystawia faktury albo księguje dokumenty?

Nie. SignSafe to narzędzie do wysyłki dokumentów i zbierania podpisów, a nie system fakturowania ani księgowy. Dostarcza księgowości podpisany PDF, a dalsze przetwarzanie odbywa się w Twoich systemach.

Czy podpisany PDF może trafiać automatycznie do mojego systemu?

Tak, przez REST API. Wysyłka może startować z Twojego systemu, a podpisany PDF wraca do właściwego miejsca, np. profilu kontrahenta lub projektu. Praktycznie całą integrację robimy my, wycena jest indywidualna, a dokumentację udostępniamy po zapytaniu o ofertę.

Gdzie są przechowywane podpisane dokumenty i ile miejsca jest w planie?

Dokumenty są na Twoim koncie, na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH). Plan standardowy zawiera 1 GB. Dla większych potrzeb możemy podłączyć się pod dysk zewnętrzny lub serwer klienta, co ustalamy w ofercie. Dokumentów nie usuwamy automatycznie.

Czy podpisany dokument ma dowód tego, kto i kiedy go podpisał?

Tak. SignSafe dołącza do podpisanego pliku metryczkę podpisu: nazwę i numer dokumentu, daty wysyłki i podpisu, dane nadawcy, a dla każdego podpisującego imię, nazwisko, e-mail, adres IP, urządzenie i metodę podpisu oraz unikalny identyfikator certyfikatu.

Zaktualizowano: 2026-10-05

Rozpocznij bezpłatny okres próbny i odkryj potencjał SignSafe już teraz!

Sprawdź w praktyce, jak łatwo zbierać i składać podpisy online. Wszystkie funkcje możesz przetestować, zanim podejmiesz decyzję.

Wypróbuj za darmo