Dostawcy, pracownicy i goście eventów podpisują, a Ty wracasz do kuchni

W restauracji i firmie cateringowej dokumenty pojawiają się w biegu: umowa z dostawcą, nowy grafik, rezerwacja sali. Wszystko wysyłasz linkiem, a podpis składa się na telefonie w minutę. W gastronomii podpisuje się to bez problemu, a mamy już klientów z tej branży.

Wypróbuj za darmo Sprawdź cennik

SignSafe to narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów i zbierania podpisów od dostawców, pracowników i klientów lokali gastronomicznych pod umowami, zamówieniami, grafikami, regulaminami i umowami na eventy. Odbiorca, także bez podpisu kwalifikowanego, otwiera link i podpisuje palcem na telefonie w minutę, bez rejestracji i aplikacji. Podpisany PDF trafia na konto lokalu.

Rozwiązanie szyte na miarę

Podpisywanie dokumentów

Składaj odręczne podpisy na dokumentach PDF palcem na ekranie smartfona lub tabletu, w dowolnym miejscu i czasie. Ważne dokumenty podpisujesz od razu, bez względu na to, gdzie jesteś.

Dowiedz się więcej →

Zbieranie podpisów

Szybko zbieraj podpisy od różnych stron na dokumentach elektronicznych. Wystarczy zdefiniować wzorzec dokumentu i zaznaczyć pola do uzupełnienia przez odbiorcę, bez zaawansowanej wiedzy technicznej.

Dowiedz się więcej →

Wypełnianie dokumentów

Wypełniaj i podpisuj dokumenty na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Dostajesz dokument z wyznaczonymi polami, uzupełniasz je i podpisujesz tak, jakbyś robił to na papierze. Gotowy PDF jest od razu do użycia.

Dowiedz się więcej →

Z czym zwykle się mierzymy

Umowy z dostawcami podpisujesz w przerwie między serwisami, jeśli w ogóle

Dostawca czeka na podpis, a Ty na towar. Zaopatrzenie, które powinno przebiegać płynnie, zwalnia przez papierowy obieg.

Grafik albo zmieniony regulamin trzeba dać do podpisu całemu zespołowi

Pracownicy pracują na różnych zmianach i rzadko spotykają się jednocześnie, więc zebranie akceptacji od wszystkich zajmuje dni i wymaga ciągłego przypominania.

Rezerwacja sali albo organizacja eventu wymaga umowy, a klient jest daleko

Gdy klient musi wpaść do lokalu po to, żeby podpisać papier, część rezerwacji się opóźnia albo ginie.

Co zyskujesz

Sprawniejsze zaopatrzenie

dostawcy podpisują umowy i zamówienia zdalnie

Akceptacje zespołu

pracownicy akceptują grafiki i regulaminy na telefonie, a Ty widzisz kto już

Rezerwacje bez wizyty

klient podpisuje umowę na event online, bez przyjazdu do lokalu

Jak to działa

Przygotuj dokument

Wgraj umowę, grafik, regulamin lub umowę na event w PDF. Dla powtarzalnych dokumentów, np. umów na rezerwacje, zdefiniuj wzorzec z polami.

Wskaż odbiorców

Wybierz dostawcę, pracowników lub klienta z listy kontaktów. Ten sam dokument możesz wysłać do całego zespołu naraz.

Odbiorca podpisuje na telefonie

Otwiera link w przeglądarce, uzupełnia pola i podpisuje palcem na ekranie. Nie zakłada konta i nie instaluje aplikacji.

Śledzisz podpisy

Dostajesz powiadomienie mailowe, a na koncie widać, kto podpisał, a kto jeszcze nie.

Dokumenty na koncie

Podpisane PDF-y czekają na koncie lokalu, bez segregatorów i teczek.

Wybierz sposób podpisu

Dostawca podpisuje z linku w e-mailu (jednorazowy kod bez hasła lub hasło konta), na tablecie dostawcy albo na urządzeniu w punkcie bez logowania.

Co możesz zrobić

Umowy z dostawcami żywności, napojów i usług
Zamówienia akceptowane przez dostawcę
Grafiki pracy i ich akceptacja przez pracowników
Regulaminy i zasady pracy w lokalu
Umowy na rezerwację sali i organizację eventów
Umowy cateringowe z klientami firmowymi i prywatnymi
Potwierdzenia odbioru towaru od dostawców podpisywane na tablecie dostawcy
Dokumenty podpisywane na urządzeniu w punkcie odbioru lub lokalu, bez logowania

Dla kogo

Restauracje, kawiarnie i bary, które współpracują z wieloma dostawcami
Firmy cateringowe i organizatorzy eventów podpisujący umowy z klientami
Menedżerowie lokali, którzy zbierają akceptacje grafików i regulaminów od zespołu
Właściciele, którzy mało czasu spędzają przy biurku i chcą załatwiać dokumenty z telefonu

Co mówi restauracja Mimosa

Restauracja Mimosa opisuje, że SignSafe zmienił sposób zarządzania dokumentami w lokalu: dostawcy zdalnie podpisują umowy i zamówienia, co przyspiesza zaopatrzenie, pracownicy łatwo akceptują grafiki i regulaminy, a klienci podpisują online umowy na rezerwacje i organizację eventów.

To trzy różne grupy odbiorców w jednym lokalu, i dla każdej proces jest ten sam: link, telefon, podpis. Pełne brzmienie opinii znajdziesz na stronie z opiniami klientów. O samym zdalnym podpisywaniu piszemy w osobnym artykule o podpisie zdalnym.

Grafiki i regulaminy: akceptacja zespołu bez zbierania podpisów na kartce

W gastronomii zespół pracuje zmianowo, więc zebranie wszystkich w jednym miejscu to rzadkość. Wysyłasz regulamin lub nowy grafik jako dokument do podpisu, a każdy pracownik akceptuje go z telefonu, kiedy ma chwilę. Ty widzisz na koncie, kto już potwierdził, i przypominasz tylko tym, którzy jeszcze nie.

Uwaga praktyczna: umowa o pracę wymaga formy pisemnej (art. 29 § 2 Kodeksu pracy), a według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 2023 r. podpis własnoręczny z SignSafe spełnia formę pisemną, więc umowę z pracownikiem można podpisać zdalnie. Pracownikowi trzeba też potwierdzić zawarcie umowy i jej warunki przed dopuszczeniem do pracy, np. przekazując mu podpisany plik. Podpis pod grafikiem czy regulaminem to potwierdzenie zapoznania się, które w SignSafe składa się bez problemu (streszczenie opinii, nie porada prawna). Wypełnianie pól w dokumentach opisujemy w osobnym artykule.

Umowy na eventy i rezerwacje

Przy większych rezerwacjach klient oczekuje umowy z zakresem, terminem i zaliczką. Możesz przygotować wzorzec umowy na event z polami na datę, liczbę gości i menu, a klient uzupełni je i podpisze online. Dzięki temu nie musi przyjeżdżać do lokalu, a Ty od razu masz podpisany dokument.

Dla firm, które obsługują wielu klientów, sens ma też integracja z systemem rezerwacji przez API. Zakres ustalamy indywidualnie. Dostawców opisujemy dokładniej na stronie o dostawach i zaopatrzeniu.

Punkty odbioru i dostawcy: podpis na urządzeniu lub tablecie dostawcy

W gastronomii dokumenty podpisują ludzie w ruchu: dostawcy z towarem, goście przy odbiorze, pracownicy między zmianami. SignSafe ma cztery sposoby podpisu. Dla punktów odbioru i lokali ważne są dwa: podpis na urządzeniu w punkcie, bez logowania, oraz podpis na tablecie dostawcy, gdy potwierdzenie odbioru podpisuje się przy rozładunku.

Pozostałe dwa to e-mail z jednorazowym kodem bez hasła oraz e-mail z hasłem konta. Pierwszy usuwa barierę „nie mam konta”, drugi jest dla osób, które konto mają. To przykłady zastosowania; więcej o dostawcach w obiegu dokumentów dostaw.

Bezpieczeństwo i podstawa prawna

Dokumenty i dane osób podpisujących są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH).

Dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 r. spełnia wymogi formy pisemnej, z możliwością weryfikacji grafologicznej.

Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny (forma elektroniczna z art. 78¹ KC), możemy go podłączyć w SignSafe. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Opinie prawne i grafologiczne

Opinie prawne i grafologiczna do pobrania

Gałecki and Associates, radca prawny Tomasz Gałecki · 21 sierpnia 2023

Charakter prawny podpisu złożonego odręcznie na ekranie dotykowym urządzenia elektronicznego

Podpis złożony w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia wymogi formy pisemnej. Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej. Skutkiem prawnym podpis jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu: oba zachowują formę pisemną.

Pobierz opinię (PDF)

analiza prawna przygotowana dla SignSafe · 2020

SignSafe a prawo telekomunikacyjne i prawo pracy

Umowa o świadczenie usług telekomunikacyjnych może być zawarta w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, a SignSafe może spełnić wymóg trwałego nośnika; weryfikacja tożsamości abonenta jest osobnym wymogiem. W prawie pracy umowa o pracę wymaga formy pisemnej, a podpis w SignSafe jest własnoręczny; elektroniczną dokumentację pracowniczą trzeba odwzorować cyfrowo i opatrzyć kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy, czego SignSafe sam nie zapewnia.

Pobierz opinię (PDF)

Cennik

Jedna prosta cena: 69 zł netto miesięcznie

Płacisz za pełen dostęp do serwisu, a nie za liczbę dokumentów. Nie musisz brać planu na rok ani kupować kilku kont.

Zobacz pełny cennik

69zł

netto / miesiąc

Wypróbuj za darmo

Bezpłatny okres próbny na start

Wykup subskrypcję

Potrzebujesz API albo zmieniasz dostawcę?Identyczny pakiet funkcji za 50% Twojej obecnej ceny, po okazaniu faktury lub oferty.Poproś o ofertę API

Zaufali nam

Z SignSafe korzystają firmy z różnych branż: od agencji pracy i nieruchomości po gastronomię, transport i usługi medyczne.

Opinie klientów

„SignSafe zrewolucjonizował sposób, w jaki zarządzamy dokumentami w naszej restauracji. Dostawcy mogą zdalnie podpisywać umowy i zamówienia, co znacząco przyspiesza proces zaopatrzenia. Pracownicy łatwo akceptują grafiki oraz regulaminy, a klienci podpisują umowy na rezerwacje i organizację eventów online, co oszczędza czas i zwiększa wygodę wszystkich stron.”

Kamila F.Restauracja Mimosa — firma gastronomiczna

Zobacz także

Najczęstsze pytania

Czy dostawca może podpisać umowę lub zamówienie na telefonie?

Tak, to działa bez problemu. Dostawca otwiera link w przeglądarce, uzupełnia pola i podpisuje palcem na ekranie. Nie zakłada konta i nie instaluje aplikacji.

Czy pracownicy mogą zaakceptować grafik lub regulamin podpisem w SignSafe?

Tak, wysyłasz dokument PDF, a pracownik podpisuje go na telefonie. Umowa o pracę wymaga formy pisemnej (art. 29 § 2 KP), którą według opinii G&A z 2023 r. spełnia podpis własnoręczny z SignSafe; pracownikowi trzeba potwierdzić zawarcie umowy przed dopuszczeniem do pracy. Podpisy pod grafikiem lub regulaminem można zbierać bez problemu.

Czy klient może podpisać umowę na event online?

Tak. Klient otwiera link, uzupełnia pola, np. datę i liczbę gości, i podpisuje na ekranie. Nie musi przyjeżdżać do lokalu.

Czy SignSafe to podpis kwalifikowany?

Nie. To podpis własnoręczny spełniający formę pisemną, w skutkach równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu (opinia G&A z 2023 r.). Gdy wymagana jest forma elektroniczna z art. 78¹ KC, możemy podłączyć w SignSafe kwalifikowany podpis elektroniczny. Z aktem notarialnym nie konkurujemy.

Czy mogę wysłać regulamin do całego zespołu naraz?

Tak. Dokument możesz wysłać do wielu osób jednocześnie z listy kontaktów, a na koncie widzisz status każdego podpisu.

Ile kosztuje SignSafe w restauracji?

Plan standardowy kosztuje 69 zł netto miesięcznie i obejmuje pełen dostęp oraz 1 GB na dokumenty. Na start jest bezpłatny okres próbny, a z planu można zrezygnować w dowolnym momencie.

Gdzie są przechowywane podpisane dokumenty?

Na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH), a podpisane pliki widzisz na koncie. Dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych.

Czy dostawca może podpisać potwierdzenie odbioru na tablecie?

Tak. SignSafe ma tryb podpisu na tablecie kuriera lub dostawcy: podpisujący używa ekranu, nie loguje się i nie ma konta. To przykład zastosowania dla potwierdzeń odbioru towaru.

Czy w punkcie odbioru klient musi się logować, żeby podpisać?

Nie. W trybie podpisu na urządzeniu w punkcie klient podpisuje na tablecie lub ekranie bez logowania i bez konta. Gdy nie ma go na miejscu, możesz wysłać dokument e-mailem z jednorazowym kodem, bez hasła.

Zaktualizowano: 2026-10-05

Rozpocznij bezpłatny okres próbny i odkryj potencjał SignSafe już teraz!

Sprawdź w praktyce, jak łatwo zbierać i składać podpisy online. Wszystkie funkcje możesz przetestować, zanim podejmiesz decyzję.

Wypróbuj za darmo