Obsługa dostawców i kontrahentów: umowy i dokumenty dostaw podpisane, zanim towar ruszy

SignSafe to narzędzie do obiegu dokumentów i zbierania podpisów przy dostawach. Dostawca lub odbiorca dostaje link, otwiera dokument w przeglądarce i podpisuje palcem. Telefon, internet i minuta wystarczą, a Ty widzisz status na bieżąco.

Wypróbuj za darmo Sprawdź cennik

SignSafe to narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów i zbierania podpisów, które przy dostawach i zaopatrzeniu służy do podpisywania dokumentów dostaw, umów ramowych, zamówień i potwierdzeń odbioru. Dostawca, kierowca lub odbiorca otwiera link w przeglądarce telefonu, uzupełnia pola i podpisuje palcem na ekranie, bez rejestracji i instalacji aplikacji. Podpisany PDF trafia na konto firmy.

Z SignSafe usprawnisz obsługę dostawców i kontrahentów: umowy podpisujesz online, szybko i bezpiecznie, bez papierowych formalności. Skrócisz czas realizacji transakcji i zbudujesz lepsze relacje biznesowe, bo druga strona podpisuje od razu na telefonie.

Rozwiązanie szyte na miarę

Podpisywanie dokumentów

Składaj odręczne podpisy na dokumentach PDF palcem na ekranie smartfona lub tabletu, w dowolnym miejscu i czasie. Ważne dokumenty podpisujesz od razu, bez względu na to, gdzie jesteś.

Dowiedz się więcej →

Zbieranie podpisów

Szybko zbieraj podpisy od różnych stron na dokumentach elektronicznych. Wystarczy zdefiniować wzorzec dokumentu i zaznaczyć pola do uzupełnienia przez odbiorcę, bez zaawansowanej wiedzy technicznej.

Dowiedz się więcej →

Wypełnianie dokumentów

Wypełniaj i podpisuj dokumenty na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Dostajesz dokument z wyznaczonymi polami, uzupełniasz je i podpisujesz tak, jakbyś robił to na papierze. Gotowy PDF jest od razu do użycia.

Dowiedz się więcej →

Co zyskuje Twoja firma w obsłudze dostawców?

Wszystkie umowy podpisujesz online, bez zbędnych opóźnień, a dokumenty zostają w jednym miejscu w formie elektronicznej. Mniej papieru to niższe koszty druku, wysyłki i archiwizacji.

Szybsza finalizacja

Umowy i zlecenia z dostawcami są finalizowane szybciej, bo nie czekają na pocztę ani skany.

Mniejsze ryzyko opóźnień

Widzisz, na kim stanął podpis, więc ryzyko opóźnień w realizacji zamówień jest mniejsze.

Lepsza organizacja i archiwizacja

Podpisane dokumenty są na koncie w formie elektronicznej, więc łatwiej je znaleźć niż w segregatorach.

Z czym zwykle się mierzymy

Umowa z nowym dostawcą krąży między skrzynkami mailowymi

Wydruk, podpis, skan, odesłanie. Gdy brakuje jednego podpisu, zamówienie czeka, a Ty nie wiesz, na kim stanęło.

Zamówienia i potwierdzenia dostaw giną w stosie papierów

Kiedy pojawia się spór o zakres lub termin dostawy, szukasz potwierdzenia po segregatorach i skrzynkach kilku osób.

Aneksy i zmiany regulaminu trzeba zebrać od wielu dostawców naraz

Każdy dostawca odpowiada w innym tempie i innym kanałem, więc ręczne pilnowanie, kto już zaakceptował, zabiera czas działowi zaopatrzenia.

Co zyskujesz

Szybszy start

zamówienie lub umowa podpisana zdalnie, bez czekania na pocztę i skany

Jeden status

widzisz w czasie rzeczywistym, który dostawca już podpisał

Komplet na koncie

podpisane dokumenty są w jednym miejscu, łatwe do odnalezienia

Jak to działa

Przygotuj dokument lub wzorzec

Wgraj umowę, zamówienie albo potwierdzenie dostawy w PDF. Dla powtarzalnych dokumentów zdefiniuj wzorzec z polami do uzupełnienia przez dostawcę.

Wskaż dostawców

Wybierz odbiorców z listy kontaktów. Ten sam dokument możesz wysłać do jednego dostawcy lub do wielu naraz.

Dostawca uzupełnia i podpisuje

Otrzymuje link, otwiera go w przeglądarce na telefonie lub komputerze, uzupełnia pola i podpisuje palcem. Nie zakłada konta.

Śledzisz status

Dostajesz powiadomienie mailowe o nowym podpisie, a w koncie widzisz, kto podpisał, a kto jeszcze nie.

Dokument wraca do Ciebie

Podpisany PDF jest dostępny na koncie. Jeśli korzystasz z API, wraca także do właściwego miejsca w Twoim systemie, np. profilu dostawcy.

Wybierz sposób podpisu

Odbiorca może podpisać z linku w e-mailu (jednorazowy kod bez hasła albo hasło konta), na urządzeniu w punkcie bez logowania albo na tablecie kuriera lub dostawcy.

Co możesz zrobić

Umowy ramowe i umowy na dostawy cykliczne
Zamówienia zakupowe akceptowane przez dostawcę
Potwierdzenia odbioru i dostawy towaru
Regulaminy współpracy i warunki dostaw
Aneksy zmieniające ceny, terminy lub zakres dostaw
Oświadczenia i zgody wymagane od nowych dostawców
Potwierdzenie odbioru podpisywane przez odbiorcę na tablecie kuriera lub dostawcy
Dokumenty podpisywane na urządzeniu stojącym w punkcie odbioru, bez logowania odbiorcy

Dla kogo

Firmy, które regularnie zawierają umowy ramowe i zamówienia z wieloma dostawcami
Działy zaopatrzenia i logistyki, które zbierają potwierdzenia odbioru towaru
Producenci i dystrybutorzy, którzy wysyłają dostawcom regulaminy współpracy lub aneksy
Małe i średnie firmy, w których dostawcy są rozproszeni geograficznie i rzadko bywają w biurze

Jak dostawcy podpisują umowy i zamówienia zdalnie

Restauracja Mimosa opisuje, że jej dostawcy zdalnie podpisują umowy i zamówienia, co przyspiesza zaopatrzenie. To dobry obraz tego, jak wygląda podpis zdalny w praktyce: po stronie dostawcy nie ma instalowania programów ani zakładania konta, wystarczy telefon z przeglądarką.

Dla Ciebie oznacza to, że nie musisz zakładać, iż każdy kontrahent ma narzędzia do podpisu elektronicznego. Wysyłasz link, a dostawca robi resztę w kilka chwil. Szczegóły samego procesu opisujemy na stronie nadawania dokumentów do podpisu.

Wzorzec dokumentu dla powtarzalnych zamówień

Jeśli co tydzień wysyłasz podobne zamówienia lub potwierdzenia dostaw, nie musisz za każdym razem przygotowywać dokumentu od zera. W SignSafe definiujesz wzorzec dokumentu i zaznaczasz pola, które uzupełnia odbiorca, na przykład datę odbioru, ilość czy uwagi. Dostawca wypełnia je przed podpisem, a Ty dostajesz gotowy PDF.

To samo działa przy zmianach warunków. Aneks lub nowy regulamin współpracy możesz wysłać do całej grupy dostawców jednocześnie i na jednym ekranie sprawdzić, kto już zaakceptował. Zobacz też, jak działa wypełnianie dokumentów.

Podpis własnoręczny w SignSafe i zakres zastosowania

Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 r. spełnia wymogi formy pisemnej. Dla umów ramowych, zamówień i potwierdzeń dostaw to zwykle wystarcza. Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć w SignSafe.

Zakres zastosowania zależy od rodzaju dokumentu; w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem. To streszczenie opinii, nie porada prawna. Szczegóły opisujemy w sekcji o bezpieczeństwie prawnym.

Podpisywanie dokumentów dostaw na telefonie: przykład potwierdzenia odbioru

Potwierdzenie odbioru towaru zapisujesz jako PDF z polami (data odbioru, ilość, uwagi) i wysyłasz linkiem. Odbiorca lub kierowca otwiera go w przeglądarce telefonu, uzupełnia pola i podpisuje palcem. Podpisany PDF jest po chwili na Twoim koncie.

SignSafe zbiera podpis na dokumencie PDF; nie jest systemem do śledzenia przesyłek. Przy dużej skali zapytaj o integrację przez API, a zakres ustalimy indywidualnie.

Cztery sposoby podpisu w dostawach: e-mail, konto, punkt i tablet kuriera

Przy dostawach nie każdy odbiorca ma pod ręką swój telefon i skrzynkę. Dlatego SignSafe ma cztery sposoby podpisu. Pierwszy: e-mail na własnym urządzeniu i otwarcie jednorazowym kodem, bez hasła. Drugi: e-mail i hasło konta SignSafe, dla osób, które je mają. Trzeci: podpis na urządzeniu w punkcie, bez logowania przez odbiorcę. Czwarty: podpis na tablecie kuriera lub dostawcy.

Tryby trzeci i czwarty pasują do potwierdzeń odbioru: odbiorca podpisuje na ekranie, nie zakłada konta i nie loguje się. To przykłady zastosowania; zakres konfiguracji ustalasz, pytając o ofertę. Zobacz też podpis w transporcie i punkty obsługi klienta.

Lepsze relacje z kontrahentami: mniej formalności po obu stronach

Kontrahent, który nie musi drukować, skanować ani instalować programu, podpisuje szybciej i chętniej. Wysyłasz link, a on podpisuje palcem na telefonie w minutę, więc współpraca zaczyna się bez zbędnego dopytywania, czy dokument już wrócił.

Ta sama zasada działa dla dostawców, podwykonawców i klientów biznesowych: jeden sposób wysyłki, jeden status i komplet podpisanych dokumentów na koncie. Dzięki temu rozmowy z kontrahentami dotyczą warunków współpracy, a nie logistyki papierów.

Bezpieczeństwo i podstawa prawna

Dokumenty i dane osób podpisujących są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH).

Dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 r. spełnia wymogi formy pisemnej, z możliwością weryfikacji grafologicznej.

Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć w SignSafe. Zakres zastosowania zależy od rodzaju dokumentu; w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Opinie prawne i grafologiczne

Opinie prawne i grafologiczna do pobrania

Gałecki and Associates, radca prawny Tomasz Gałecki · 21 sierpnia 2023

Charakter prawny podpisu złożonego odręcznie na ekranie dotykowym urządzenia elektronicznego

Podpis złożony w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia wymogi formy pisemnej. Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej. Skutkiem prawnym podpis jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu: oba zachowują formę pisemną.

Pobierz opinię (PDF)

Cennik

Jedna prosta cena: 69 zł netto miesięcznie

Płacisz za pełen dostęp do serwisu, a nie za liczbę dokumentów. Nie musisz brać planu na rok ani kupować kilku kont.

Zobacz pełny cennik

69zł

netto / miesiąc

Wypróbuj za darmo

Bezpłatny okres próbny na start

Wykup subskrypcję

Potrzebujesz API albo zmieniasz dostawcę?Identyczny pakiet funkcji za 50% Twojej obecnej ceny, po okazaniu faktury lub oferty.Poproś o ofertę API

Zaufali nam

Z SignSafe korzystają firmy z różnych branż: od agencji pracy i nieruchomości po gastronomię, transport i usługi medyczne.

Opinie klientów

„SignSafe zrewolucjonizował sposób, w jaki zarządzamy dokumentami w naszej restauracji. Dostawcy mogą zdalnie podpisywać umowy i zamówienia, co znacząco przyspiesza proces zaopatrzenia. Pracownicy łatwo akceptują grafiki oraz regulaminy, a klienci podpisują umowy na rezerwacje i organizację eventów online, co oszczędza czas i zwiększa wygodę wszystkich stron.”

Kamila F.Restauracja Mimosa — firma gastronomiczna

Zobacz także

Najczęstsze pytania

Czy dostawca musi zakładać konto, żeby podpisać umowę lub zamówienie?

Nie. Dostawca otwiera link w przeglądarce, uzupełnia pola i podpisuje palcem na ekranie. Nie rejestruje się i nie instaluje aplikacji.

Czy mogę wysłać ten sam dokument do wielu dostawców jednocześnie?

Tak. Dokument możesz wysłać do jednej lub wielu osób naraz, wybierając je z listy kontaktów. Status każdego podpisu widzisz w koncie.

Czy podpis dostawcy na telefonie wystarcza do zamówień i potwierdzeń dostaw?

Zazwyczaj tak. Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 2023 r. podpis własnoręczny z SignSafe spełnia formę pisemną. Zakres zastosowania zależy od rodzaju dokumentu; w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Czy w SignSafe można użyć podpisu kwalifikowanego?

Tak, gdy jest wymagany. Podpis odręczny w SignSafe jest podpisem własnoręcznym spełniającym formę pisemną (opinia G&A z 2023 r.). Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć w SignSafe jako osobną funkcję.

Czy można podpiąć SignSafe do systemu zakupowego lub ERP?

Tak, przez API. Wysyłka dokumentu z Twojego systemu i zwrot podpisanego PDF do właściwego miejsca są możliwe. Zakres i wycenę ustalamy indywidualnie.

Ile kosztuje podpisywanie dokumentów z dostawcami?

Plan standardowy kosztuje 69 zł netto miesięcznie i obejmuje pełen dostęp oraz 1 GB na dokumenty. Na start jest bezpłatny okres próbny, a z planu można zrezygnować w dowolnym momencie.

Gdzie przechowywane są podpisane zamówienia i umowy?

Na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH). Podpisane dokumenty są widoczne na Twoim koncie, a dla klientów biznesowych zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych.

Czy SignSafe nadaje się do potwierdzeń odbioru towaru?

Tak. Potwierdzenie zapisujesz jako PDF z polami, a odbiorca lub kierowca uzupełnia je i podpisuje palcem na telefonie. SignSafe nie śledzi przesyłek. Zakres zastosowania zależy od rodzaju dokumentu; w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem.

Czy można podpisywać dokumenty dostaw bez instalowania aplikacji?

Tak. Osoba podpisująca otwiera link w przeglądarce telefonu lub komputera, uzupełnia pola i podpisuje. Nie zakłada konta i nie instaluje aplikacji.

Czy odbiorca może podpisać potwierdzenie odbioru na tablecie kuriera?

Tak. SignSafe ma tryb podpisu na tablecie kuriera lub dostawcy: odbiorca podpisuje na jego ekranie, nie loguje się i nie ma konta. SignSafe nie śledzi przesyłek, zbiera podpis na dokumencie PDF.

Jak dostawca może podpisać dokument bez hasła?

Otwiera e-mail na swoim urządzeniu i wchodzi do dokumentu jednorazowym kodem, bez hasła i bez zakładania konta. Dostawca z kontem SignSafe może zamiast tego użyć hasła swojego konta.

Zaktualizowano: 2026-10-05

Rozpocznij bezpłatny okres próbny i odkryj potencjał SignSafe już teraz!

Sprawdź w praktyce, jak łatwo zbierać i składać podpisy online. Wszystkie funkcje możesz przetestować, zanim podejmiesz decyzję.

Wypróbuj za darmo