Umowa z kandydatem z drugiego końca Polski, podpisana na jego telefonie

Wysyłasz umowę linkiem, a kandydat lub nowy pracownik podpisuje ją palcem na telefonie, gdziekolwiek mieszka. Bez wizyty w biurze, bez drukarki i bez konta. Ty widzisz status w czasie rzeczywistym, także przy kilkunastu czy kilkudziesięciu osobach naraz.

Wypróbuj za darmo Sprawdź cennik

Podpis umowy z kandydatem na odległość w SignSafe to wysyłka umowy i dokumentów towarzyszących linkiem na e-mail kandydata, który uzupełnia pola i podpisuje je palcem na telefonie, bez wizyty, drukarki, konta i aplikacji. Firma wysyła dokumenty do wielu osób naraz, widzi status każdej w czasie rzeczywistym i może podpisywać masowo po swojej stronie.

Kandydat mieszka kilkaset kilometrów od Twojej firmy, a umowa ma być podpisana szybko. Zamiast kuriera, skanów i wizyty wysyłasz link. Poniżej opisujemy, jak to wygląda w praktyce, od jednej osoby po całą grupę nowych pracowników, i czego SignSafe nie robi.

Co zmienia podpis na telefonie kandydata

Nie czekasz na to, aż kandydat dojedzie, wydrukuje i odeśle papier. Dokument trafia na jego telefon, a moment podpisu zależy już tylko od niego.

Bez podróży

Kandydat nie przyjeżdża do siedziby firmy tylko po to, żeby złożyć podpis.

Bez drukarki

Wystarczą telefon, internet i palec. Nikt po stronie kandydata niczego nie drukuje ani nie skanuje.

Cała grupa naraz

Jedną wysyłką obejmujesz wiele osób z listy kontaktów i widzisz status każdej z nich.

Mniej przepisywania

We wzorcu kandydat sam wpisuje swoje dane, więc nie przepisujesz ich z wiadomości.

Z czym zwykle się mierzymy

Umowa musi być podpisana, a kandydat jest daleko

Wizyta, kurier albo skan i wydruk odsuwają start współpracy. Im dłużej papier krąży, tym większa szansa, że kandydat zmieni plany.

Każda z dwudziestu umów to drukarka i kolejka do podpisu

Ktoś w firmie drukuje komplety, ktoś pilnuje podpisów, ktoś skanuje i opisuje pliki. Przy większej grupie to zajmuje ludziom całe dni.

Umowy wracają po tygodniu i nie wiadomo, od kogo jeszcze brakuje

Gdy dokumenty rozeszły się mailami, status sprawdzasz telefonami i ręcznym zestawieniem. Rośnie ryzyko, że ktoś zostanie pominięty.

Co zyskujesz

0 wizyt

kandydat podpisuje tam, gdzie mieszka, na własnym telefonie

Jeden ekran

na liście dokumentów widzisz, kto podpisał, a kto jeszcze nie

Jedna wysyłka

dokument trafia do wielu osób naraz z listy kontaktów lub grupy

Jak to działa

Przygotowujesz dokumenty

Wgrywasz własny PDF (A4 pionowo) i wskazujesz miejsca podpisu albo wybierasz wzorzec z polami, które kandydat uzupełnia sam, np. imię, nazwisko, PESEL lub identyfikator, datę.

Wysyłasz do jednej osoby albo do całej grupy

Wybierasz odbiorców z listy kontaktów albo całą grupę kontaktów. Przed wysłaniem system prosi o potwierdzenie.

Kandydat otwiera link na telefonie

Dostaje e-mail, otwiera dokument jednorazowym kodem, bez hasła i bez zakładania konta, zaznacza zgodę, uzupełnia pola i rysuje podpis palcem.

Śledzisz status

Kolor kropki przy dokumencie pokazuje, czy nikt, część osób czy wszyscy już podpisali. Do tych, którzy zwlekają, możesz ręcznie wysłać zaproszenie ponownie.

Podpisujesz po swojej stronie

Jeśli umowy wymagają także Twojego podpisu, zaznaczasz wiele dokumentów i podpisujesz je wszystkie naraz. Gotowy PDF dostaje nadawca i każdy podpisujący.

Co możesz zrobić

Umowy zlecenia, umowy o dzieło i umowy o pracę jako przykłady dokumentów wysyłanych kandydatom
Oświadczenia nowego pracownika
Regulaminy i potwierdzenia zapoznania się z zasadami
Aneksy do umów
Zgody na przetwarzanie danych osobowych
Wzorce z polami do uzupełnienia przez kandydata
Komplety dokumentów dla kilkunastu lub kilkudziesięciu osób jednocześnie

Dla kogo

Działy HR i właściciele firm, którzy zatrudniają osoby mieszkające w innych miastach
Agencje pracy i firmy z oddziałami terenowymi, które uruchamiają współpracę z całymi grupami osób
Zespoły, w których umowy wracają z podpisem po tygodniu, bo każda przechodzi przez drukarkę i pocztę
Firmy sezonowe i projektowe, które w krótkim czasie zatrudniają kilkunastu lub kilkudziesięciu pracowników

Kandydat jest na drugim końcu Polski, a umowa ma być podpisana jeszcze dziś

SignSafe skraca drogę dokumentu do minimum: wysyłasz link, a kandydat otwiera go na telefonie i podpisuje palcem. Nie ma kuriera, skanera ani wizyty. Kiedy dokładnie umowa będzie podpisana, zależy jednak od kandydata: jeśli odbierze wiadomość i podpisze dziś, dostaniesz gotowy dokument dziś. Nie obiecujemy godzin ani czasu, bo nie my decydujemy o tym, kiedy ktoś sięgnie po telefon.

Warto o tym pamiętać przy planowaniu pierwszego dnia pracy. Zamiast czekać na pocztę, możesz po prostu sprawdzić status na liście dokumentów i, jeśli trzeba, ręcznie wysłać zaproszenie ponownie. Automatycznych przypomnień dziś nie ma, więc ponaglenie to jedno kliknięcie po Twojej stronie.

Dwudziestu nowych pracowników i jedna drukarka: jak to ogarnąć z telefonu

Gdy grupa nowych osób zaczyna razem, najwięcej czasu zabiera logistyka papieru. W SignSafe zapisujesz osoby na liście kontaktów lub w grupie, wybierasz wzorzec umowy i wysyłasz go wszystkim naraz. Każdy otrzymuje własny link i uzupełnia własne dane, a na liście widzisz stan każdego dokumentu.

Po stronie firmy, jeśli to Ty podpisujesz wszystkie umowy, zaznaczasz dokumenty i podpisujesz je masowo, bez otwierania ich jeden po drugim. Podpisywanie od strony kandydata opisujemy w podpisywaniu dokumentu, a samą wysyłkę w nadawaniu dokumentów do podpisu.

Kilkunastu pracowników w różnych miastach: co zmienia się przy większej liczbie umów

Przy kilkunastu lub kilkudziesięciu dokumentach największą różnicę robi wspólny widok: jedna lista, wyszukiwarka po słowie kluczowym i kolor statusu (nikt nie podpisał, część osób, wszyscy). Zamiast sprawdzać pocztę każdej osoby, widzisz od razu, kto został do ponaglenia. Nie podajemy limitu odbiorców ani liczby dokumentów, bo nie mamy takiej informacji do publicznej wiadomości. Jeśli planujesz bardzo dużą wysyłkę, napisz do nas przed startem.

Gdy umowy wystawia system, z którego korzystasz, wysyłkę i zwrot podpisanych plików można zautomatyzować przez REST API, o czym piszemy w integracji API.

Jakie dokumenty kadrowe wysyłać kandydatom: przykłady

To przykłady zastosowań, a nie lista wymogów kadrowych. W praktyce firmy wysyłają kandydatom umowy zlecenia, o dzieło lub o pracę, oświadczenia, regulaminy z potwierdzeniem zapoznania się, aneksy i zgody. Czy dany dokument można podpisać w tej formie, zależy od jego rodzaju, a w razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem.

Opis konkretnych zastrzeżeń przy umowie o pracę i cudzoziemcach znajdziesz w e-podpisie dla umów z pracownikami, a procesy agencji pracy opisujemy w e-podpisie dla agencji pracy. Nie obiecujemy zgodności z przepisami kadrowo-księgowymi: tu decyduje Twój doradca.

Co mówi prawo o podpisie umowy na telefonie

To streszczenie opinii, nie porada prawna. Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 podpis złożony palcem w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i spełnia wymóg formy pisemnej. Dla agencji pracy kancelaria przygotowała też informację z 2021 r., która zwraca uwagę, że organy w niektórych postępowaniach mogą rozumieć „formę pisemną” jako dokument papierowy. Obie opinie są do pobrania na stronie bezpieczeństwo prawne.

Podpis w SignSafe nie jest podpisem kwalifikowanym. Gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć.

Bezpieczeństwo i podstawa prawna

Dokumenty i dane osób podpisujących są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (hosting OVH), a z klientami biznesowymi zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych.

Do każdego podpisanego dokumentu SignSafe dołącza metryczkę podpisu: kto podpisał, kiedy, z jakiego adresu IP i urządzenia oraz unikalny identyfikator certyfikatu.

Podpis w SignSafe jest podpisem własnoręcznym i według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 spełnia wymóg formy pisemnej (art. 78 KC). To nie jest podpis kwalifikowany, ale gdy wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, możemy go podłączyć w SignSafe. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Opinie prawne i grafologiczne

Opinie prawne i grafologiczna do pobrania

Gałecki and Associates, radca prawny Tomasz Gałecki · 21 sierpnia 2023

Charakter prawny podpisu złożonego odręcznie na ekranie dotykowym urządzenia elektronicznego

Podpis złożony w SignSafe jest podpisem własnoręcznym, a oświadczenie woli podpisane w aplikacji spełnia wymogi formy pisemnej. Gdyby podpis nie spełniał wymogów własnoręczności, oświadczenie jest ważne w formie dokumentowej. Skutkiem prawnym podpis jest równoważny kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu: oba zachowują formę pisemną.

Pobierz opinię (PDF)

Gałecki and Associates, adw. Mateusz Potocki · 14 czerwca 2021

Informacja prawna: zawieranie umów o pracę i umów cywilnoprawnych z cudzoziemcami za pośrednictwem aplikacji SignSafe

Brak przeszkód w zawieraniu przez SignSafe umów o pracę i umów cywilnoprawnych z obywatelami polskimi oraz z cudzoziemcami o statusie zrównanym w zakresie prawa do pracy: podpis ma cechy podpisu własnoręcznego i spełnia formę pisemną. Zastrzeżenia: pracodawca powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie fakt zawarcia umowy i jej warunki przed dopuszczeniem do pracy; organy (zezwolenia na pracę lub pobyt, kontrole PIP) mogą rozumieć formę pisemną jako dokument papierowy; cudzoziemcowi trzeba przedstawić tłumaczenie umowy.

Pobierz opinię (PDF)

Cennik

Jedna prosta cena: 69 zł netto miesięcznie

Płacisz za pełen dostęp do serwisu, a nie za liczbę dokumentów. Nie musisz brać planu na rok ani kupować kilku kont.

Zobacz pełny cennik

69zł

netto / miesiąc

Wypróbuj za darmo

Bezpłatny okres próbny na start

Wykup subskrypcję

Potrzebujesz API albo zmieniasz dostawcę?Identyczny pakiet funkcji za 50% Twojej obecnej ceny, po okazaniu faktury lub oferty.Poproś o ofertę API

Zaufali nam

Z SignSafe korzystają firmy z różnych branż: od agencji pracy i nieruchomości po gastronomię, transport i usługi medyczne.

Opinie klientów

„SignSafe znacząco usprawnił nasze procesy związane z podpisywaniem umów z pracownikami oraz klientami. Dzięki możliwości podpisywania dokumentów zdalnie, bez konieczności osobistego stawiania się w biurze, proces rekrutacji oraz zatrudniania stał się bardziej efektywny i mniej czasochłonny. Narzędzie zapewnia pełną zgodność z przepisami prawnymi, co daje nam pewność, że wszystkie umowy są w pełni wiążące. To rozwiązanie idealne dla branży pracy tymczasowej, gdzie sprawność operacyjna ma kluczowe znaczenie.”

Michel T.R2T — agencja pracy tymczasowej

„Dzięki SignSafe możemy podpisywać umowy pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości oraz umowy rezerwacyjne z klientami zdalnie, co znacznie przyspiesza proces. Potwierdzenie warunków z potencjalnymi kupującymi odbywa się szybko i wygodnie, nawet z osobami z zagranicy. To jedno z nielicznych narzędzi, które umożliwia podpisanie umowy rezerwacyjnej online, eliminując potrzebę spotkań osobistych.”

Dorota R.Property Gold — pośrednik sprzedaży nieruchomości

„SignSafe zrewolucjonizował sposób, w jaki zarządzamy dokumentami w naszej restauracji. Dostawcy mogą zdalnie podpisywać umowy i zamówienia, co znacząco przyspiesza proces zaopatrzenia. Pracownicy łatwo akceptują grafiki oraz regulaminy, a klienci podpisują umowy na rezerwacje i organizację eventów online, co oszczędza czas i zwiększa wygodę wszystkich stron.”

Kamila F.Restauracja Mimosa — firma gastronomiczna

Zobacz także

Najczęstsze pytania

Gdzie zamówić usługę, w której kandydat z innego miasta podpisze umowę jeszcze dziś?

W SignSafe wysyłasz umowę linkiem na e-mail kandydata, który podpisuje ją palcem na telefonie, bez wizyty, drukarki i konta. Czy dokument wróci dziś, zależy od tego, kiedy kandydat go otworzy i podpisze. Nie obiecujemy czasu ani godzin. Status widzisz na bieżąco i możesz ręcznie wysłać zaproszenie ponownie.

Gdzie kupić system do podpisu zdalnego z telefonu dla dwudziestu nowych pracowników?

SignSafe to narzędzie do takiej sytuacji. Plan standardowy kosztuje 69 zł netto miesięcznie, z pełnym dostępem i 1 GB na dokumenty. Wysyłasz wzorzec umowy do całej grupy naraz, a każdy pracownik podpisuje na własnym telefonie. Na start jest bezpłatny okres próbny, więc możesz sprawdzić proces na kilku osobach.

Jaki system e-podpisu sprawdzi się przy kilkunastu umowach w różnych miastach?

Taki, który wysyła dokumenty do wielu osób naraz i pokazuje status w jednym miejscu. W SignSafe wybierasz odbiorców z listy kontaktów lub grupy, widzisz kolorowy status każdego dokumentu, a po stronie firmy możesz podpisać wiele umów masowo. Limitu odbiorców nie podajemy, dlatego przy bardzo dużej wysyłce napisz do nas wcześniej.

Czy kandydat musi zakładać konto lub instalować aplikację, żeby podpisać umowę?

Nie. Kandydat dostaje e-mail, otwiera dokument jednorazowym kodem, bez hasła, uzupełnia pola i podpisuje palcem na ekranie telefonu. Osoba, która ma konto SignSafe, może użyć hasła swojego konta.

Czy SignSafe przypomina kandydatom o niepodpisanej umowie?

Nie, automatycznych przypomnień nie ma. Jest ręczny przycisk „Wyślij ponownie dla niepodpisanych”, który ponawia zaproszenie tylko do osób, które jeszcze nie podpisały. Status każdej umowy widzisz na liście dokumentów po kolorze kropki.

Czy można wysłać umowę do wielu osób jednocześnie i śledzić status?

Tak. Wysyłasz dokument do jednej lub wielu osób naraz, wybierając je z listy kontaktów albo z całej grupy. Status widzisz w czasie rzeczywistym: czerwona kropka oznacza, że nikt nie podpisał, żółta że część osób, zielona że wszyscy.

Czy da się podpisać wiele umów naraz po stronie firmy?

Tak. Zaznaczasz dokumenty, które masz podpisać, i podpisujesz je wszystkie jednym działaniem. Nie podajemy limitu liczby dokumentów, bo nie mamy takiej informacji.

Czy umowa z kandydatem podpisana na telefonie spełnia formę pisemną?

Według opinii prawnej kancelarii Gałecki and Associates z 21 sierpnia 2023 podpis własnoręczny w SignSafe spełnia wymóg formy pisemnej (art. 78 KC). Przy umowie o pracę pracodawca powinien jeszcze potwierdzić pracownikowi na piśmie jej zawarcie i warunki przed dopuszczeniem do pracy. To streszczenie opinii, nie porada prawna.

Czy SignSafe gwarantuje zgodność dokumentów z przepisami kadrowymi i księgowymi?

Nie. SignSafe to narzędzie do wysyłki dokumentów i zbierania podpisów, a nie doradca kadrowy ani księgowy. Treść dokumentów, kompletność akt i sposób ich archiwizacji ustala firma wraz z własnym doradcą.

Zaktualizowano: 2026-10-05

Rozpocznij bezpłatny okres próbny i odkryj potencjał SignSafe już teraz!

Sprawdź w praktyce, jak łatwo zbierać i składać podpisy online. Wszystkie funkcje możesz przetestować, zanim podejmiesz decyzję.

Wypróbuj za darmo